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不要再让你的邮件控制你的工作时间
WFM盖雅工场2017年10月24日

对于忙碌的职场中人,时间管理是一个并不陌生的话题,毕竟每个人都希望自己可以提高工作效率,在更短的时间完成更多的事情。繁忙时节,在休息时间还心系工作是高效率的表现。但是一直心系工作,那就是工作狂,工作狂和高效率之间是有很大区别的。

事实上,我们应该追求的是怎么把时间利用得更好,而不是怎么做更多的事。例如:在职场中,大部分人在邮件上耽误大量时间,这其实是效率低的另一种体现,应该把时间聚焦在更有意义的事情。盖雅工场分享这篇文章帮助大家更好地处理和邮件与时间的关系,通过合理利用时间,从而提高工作效率。以下,Enjoy:

 

我给到工商管理硕士新学生的堂演讲就是关于时间管理。他们踏入教室的那一刻才是秋季开学第二天,而我已经能看见其中一些人几乎没抬过头。

 

学生眼中,我的这堂演讲课既是作为现实考核,也是让他们能转换一下空气。他们不可能完成所有的事情,却能完成重要的事情。只是简单地让他们能掌控自己的优先级,专注“管理”时间管理部分,看上去提升了教室的一些紧张气氛。

 

根据2011年的一项调研:对于员工而言,邮件无疑是让他们感到压力或者精疲力竭的主要原因。从报告中看出,作者总结出邮箱本身成为压力与工作负荷的代名词。结合2012年麦肯锡报告发现员工花费28%的办公室时间回邮件、读邮件、写邮件。每名员工查收邮件次数为每天70次,而多次数高达350次。企业需要关注此问题。那些对于工作日更具掌控力的员工通常对他们工作更满意。与此同时不出我们意料的是,高水平压力与低工作表现挂钩。

 

显而易见,我们需要学习让邮件为我们所用且作为一种工具来重新定义,执行我们的优先级。但步是拥有清晰的优先级。

 

你的优先级是什么?

件要做的事情就是列出组成你工作日一天的所有任务明细,从接电话到处理大项目。把大项目拆成小项目。举个例子:如果你要为你的领导写份关于如何为公司董事会聘用更多女性的报告,你或许可以通过将这个任务拆成更小部分来开始:或许你可以找到关于目前服务于董事会女性人数的调研;为董事会聘用女性成员的招聘专员;及所在行业的优秀女性。随后你可以根据找到的信息写个报告或者做个PPT,并且与你老板的下一次会议前可以进一步完善。

 

一旦你有这个详细目录,你可以开始分类。柯维的时间管理矩阵是这方面很好的一个工具。柯维将任务划分为四个象限:

 

柯维的时间管理矩阵

 

象限一:紧急又重要任务。这些任务包括应对危险或者严苛的截止日期。

象限二:重要不紧急任务。关系建立、计划与准备。

象限三:紧急不重要任务。收到的邮件以及人为打断及会议。

象限四:不紧急也不重要的任务。这无需加以说明。

 

我们大多数时间都被象限一与象限三占据了。如果你花太多时间在象限四,你问题很严重。摆脱越多这样的问题越好。然而,人们没太关注象限二。这些任务需要你投入时间,或许需要安静地思考、计划下一步。

 

除了能更好准备,这种明显的益处之外,抽离自己然后将自己沉浸到一个精神挑战或者前瞻性思考任务中是你所拥有的真正好处。

 

完善你的优先级

做明细与分类的好处是让你为有意义的待做清单准备并且回答问题:“我现在如何好花我的时间?”

 

这样也能让你与同事关于工作负荷量的谈话更多产。一旦你知道你的优先级,你可以利用他人的评价来完善。简单的一句:“我现在没有时间”或许被诠释为不屑一顾。以优先级而言框架响应需求开启一次对话。如果你面临另一个项目,如果团队成员每个人都知道其他人的优先级将会更有效。跨部门的、以团队为基础的项目变得越来越普遍,所以这样开诚扑公的讨论能减少更少问题。

 

理解你的优先级也可以帮助你关乎工作表现的讨论。如果你与你的主管在优先级问题上意见不一致,那么这个问题好更坦诚、频繁地去沟通解决。不要等到你的年度回顾。

 

这样的对话可以用勾勒你正在做什么、你如何分配时间一周邮件形式开展。让谈话回归邮件。

 

拥有沟通策略来执行你的优先级

当你的优先级及目标清晰,你的待做清单完善并且你的年历表感觉更像是你自己的了,你可以转向你的邮箱。让你的邮件为你所用之前,关于邮件有一些老生常谈能告诉你接下来的步骤,

 

邮件沟通强劲力量是发送人。一封未发出的邮件不需要一个回复,而已发送的邮件需要一系列接收方的行为与通知(决定的启动通知)。显而易见,我们需要重新构思邮件。举个例子:考虑到交流的不同,它并不像面对面沟通。终,虽然我们大多数都认为邮件的形式必是每日沟通全部的典范选择,但其实不是。比起其他任何东西,邮件是沟通工具的执行策略。而沟通策略对于执行策略的广义点而言至关重要。

 

考虑这种情况:我想问问我三十多岁的女儿。需要我给她发封备忘录要点及问题邮件?如若我需要这类回答,我典范的方法是发个短信。如果没收到回复,我会打个电话。

 

当你计划发送一封工作相关的邮件,你应该经历类似思考的流程并且以沟通策略来思考:我的邮件接收方是谁?我想要传达什么信息?我想得到什么回复?并且联系到这个接收方典范渠道是什么?我们需要考虑这些分散的但彼此之间又有联系的问题。通过错误的渠道发送正确的信息是不可能得到你想要的回复,而错误的信息发给正确的人也只是在浪费时间。让我们逐一讨论:接收方、信息、回复与渠道,并且如何利用这些因素来改变我们的邮件习惯可以提高我们的时间管理。

 

接收方。考虑其他因素之前,想一想你要沟通的对象。对于清单要精确并且缜密。你传递的信息这些人需要知道吗,或者你确定接收方能准确地回答你的问题。

 

你发的邮件越少,收到的邮件就越少,谨慎考虑你需要发给哪些人。关于“发送”与“抄送”企业文化值得讨论。明确地表明这些抄送在内者只是为了通知信息为唯一目的而不期待,确实不提倡他们进入进一步讨论。与此同时,这样可以削减来回邮件并且免去抄送者回复压力。

 

信息。对于邮件有黄金法则:用你自己喜欢读邮件方式写邮件。没人会对一长串内容很好地回复。对于邮件接收方,发送信息需准确尤其是邮件标题。思考一下文件的排版:把重要信息与问题放开头,确保这些信息不被忽视。

 

渠道。有段时间邮件盛行。邮件就像一个新世界、新沟通方式。邮箱让人觉得新奇并且“你收到一封邮件”让人兴奋、高兴。

 

当你正在考虑邮件内容及发送对象,也要考虑这个:是否要发邮件?邮件的一个问题是邮件满意度是从发送方单面的。发送方自我宽恕造成他人待做清单上多了一条,然后转向象限二任务,但是接收方突然就被象限一或者三的任务打断。正如我们之前所讨论的,接收方的失控能导致失控感,从而造成压力。

 

或许发个消息、打个电话或者面对面提问聊天更有效?记住,这样的讨论不为了让邮件更好,是关乎你管理时间与优先级。如果用不同的渠道沟通意味着你更有效,那么或许该是时候想想再发邮件了。

 

回复。后,对你想要的回答精确化。知道你的接收方且你想发送的消息,希望每个接收方如何回复?

 

铭记以上所有的点,特别作为经理你要对你的直接汇报人的担忧与优先级了然于心。或许你在周六早上很快发了封邮件,视作为对于周一的一个提醒,你的员工或许解读为必须马上处理。你或许已经不知不觉毁了员工的周末,让你们的关系有怨恨并且没给下礼拜开好头。所有这一切都只因为你觉得这是你周六早晨咖啡时光的待做清单。这也是我们一个轮回,回到了接收方,随后消息、渠道及回复。战略性地思考你的沟通将帮助你好的掌控时间并且优先级。随着考虑所有这些点,以下是我们一些重要的总结:

 

  • 为他人着想。虽然你管理自己的优先级,你的同事亦是如此。周五晚上六点的时候轰炸别人邮箱之前再好好想想。
  • 要深思熟虑。设定你的优先级并且考虑如何实现你优先级的相应行为。
  • 要保护。意识自己的压力与注意力分散点,做你能做的来规避这些点。当你投入工作时,关闭邮箱提醒。与你的团队沟通让他们知道你不看邮件的时间并且坚持自己的原则。

 

作为专家,我们中许多人都是按照小时计价。我们因自己的专业度、识别问题的能力与制定解决方案来收钱。而当面临如何管理我们的每一天这样简单问题时,我们困惑了。

 

身处快速前进办公环境、即时满足、持续访问,我们私下与专业层面能做的重要事情就是往后退一步。花些时间思考我们所做与回复可以让我们终拥有更多的时间与把工作做好的带宽,也让我们在工作之外感觉快乐。

 

我希望日后你回望时,不要悔青另外12指肠,骂自己浪费时间。

 

去把那些孤单的时光,变得更有意义吧。

 

  • END
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