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考勤遇上代打卡,你需要这样做
WFM盖雅工场2018年2月1日

 

不知从何时开始,打卡上下班成为大多数公司的考勤方式之一。上班族每天都在路上拼死拼活,赶公交、挤地铁,就为了准时打卡。

但是,有人曾经说过,人类的智力,很大程度上用来探索如何利用各种规则,以及钻各种规则的空子,无论是自然规律,还是人为定出的规章制度。
结果就是,员工代打卡现象屡见不鲜,网络上各种代打卡设备满天飞。

然而,迟到早退率可以多少反映出一个员工或是一个团队工作状态的好坏,许多企业都很看重员工的考勤质量,如何避免员工代打卡成为了困扰企业的难题。

尤其是制造业工厂,相对于其他行业更需要避免代打卡,因为这可能造成很多灰色问题的发生,不仅仅在员工成本方面,还有管理面的问题。

 

如何来避免员工代打卡,一般来说会从三个方面建议:

 

1. 制度

考勤制度的确立原则
企业需要考勤制度。大多数管理人员都非常鄙视考勤制度,觉得把事情做好比考勤重要的多。但是这些管理人员针对的对象主要是办公室人员,或者说,是不定时工作制员工。

而在中国,绝大多数的劳动者是标准工时制员工和综合工时制员工,没有考勤制度,从根本上是让劳动力的付出与回报没有统一的计量标准,这是不对的。所以企业,尤其是传统行业,非常需要合理明确的考勤制度。

考勤制度的大致结构分成几个方面,包括行事历与排班体系,工时计量体系,休假体系,加班体系,津贴体系等等。基本上,这些体系需要通过打卡来进行落地,也就是说,打卡考勤是将公司制度与员工行为挂钩落地的一个重要方式。

 

对于代打卡事件的定性以及处理措施
有了考勤制度中关于员工打卡考勤的规定,才有了讨论代打卡事件的基础,一般认为,代打卡是严重的违纪行为,这是对劳动关系的严重作弊。没有来的员工请同事代打卡,创造虚假的出勤记录,从而骗取薪资,这种情况,是可以作为解除劳动合同的直接原因的。

 

员工关系层面上的沟通制度
绝大多数的代打卡是偶然发生的,是为了避免请假懒得解释或者同事之间的抹不开面子,这就像中小学生避免一次测验不及格,害怕低分被家长责骂或者同桌的请求不好意思拒绝。学校的做法和企业的做法类似,那就是被代打卡与代打卡者同责,一起进行追究。

 

 

2. 工具

好的考勤设备与考勤管理工具能够帮助企业避免代打卡现象的发生,这包括:

考勤设备
国内主流的考勤设备也就是刷卡考勤与指纹考勤,刷卡是指RFID的非接触式感应卡片,而不是那种纸卡钟。还有一些比如面部识别,虹膜识别,静脉识别的生物识别方式,不过相对于刷卡与指纹而言,都比较小众。

 

考勤设备,一般需要满足以下几个需要:
设备联网,避免数据的采集困扰,可通过蓝牙、GPS、WiFi等多种方式进行数据采集;
实时通信,避免数据生成的时间差,从而对月底考勤产生负面影响;
多种检验方式搭配,以避免代打卡情况出现。

 

考勤系统
一个合格的考勤管理系统,应该能从业务流层面帮助企业进行:实时合理的人员调度安排,员工实际工时实时统计与追踪,员工出勤异常自动实时提示与处理流程以及各种合规风险的提示与保障。如果制度、系统、设备到位,员工就不需要反复向主管、HR解释为什么迟到、旷工,大多数临时起意的代打卡现象就能够避免。

 

 

3. 方法

如何让考勤从结果管理变成一个过程管理,除了需要好的工具还需要好的方法。

业务实时自动化
传统企业考勤的模式是,员工每天打卡,HR月底统计,因为算薪资的日期固定,于是大量加班、快速处理。于是导致虽然打卡,但是可能根本不参照实际打卡数据就核算考勤,从而无法发现代打卡情况。

只有实现了实时化自动化,让手工统计工作转变为系统自动处理生成通知,才能将考勤从结果管理转变为过程管理。通过数据的实时传送,员工刷卡后自动生成考勤结果与异常,自动和排班比对,自动查找是否存在已批准的加班申请,自动判断这个迟到是否已存在请假申请其实是正常出勤等。

 

责任分布化
通过设备与系统将数据实时获取生成,把考勤管理的工作从HR部门分布到员工及其直接管理主管身上。

员工上班发生了迟到漏打卡等异常时,实时通过邮件、APP、短信甚至微信告知其本人,然后员工发起出勤异常说明或请假申请,主管确认后,异常自动消除;部门直接主管或者考勤助理能每天实时看到管辖员工的出勤异常,主动进行异常清理,每周清理完成后将本周的员工考勤记录进行提交;HR的工作转为对部门提交的数据进行抽查、确认,确认完成后的数据可以自动锁定,避免再次发送更改,这样月底的时候HR只要针对遗漏的问题进行专门处理即可。

 

数据流程化,透明化
整个考勤过程中的所有数据一旦生成,都应该是透明的,可查询的。员工可以实时查看,了解自己的排班计划、休假额度、工时情况、加班数量、中夜班汇总,一旦发生特殊情况,他也可以通过正常的渠道方式来处理。

有人说,打卡的副作用很多,是一种破坏气场的方式,是统一、僵化的管理。可那都是站在个人角度上的想法,没有考虑到公司管理方面的问题,是担心自己可能会迟到,避免麻烦,而没有认识到,按时上下班是员工在日常工作中必须遵守的行为规则。而且,打卡不是为了扣工资惩罚,而是为了更好地管理员工。

 

 

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