考勤管理中员工代打卡怎么办?
WFM盖雅工场2014年2月7日

一般来说,制造业工厂相对于其他行业更需要避免代打卡,因为这可能造成很多灰色问题的发生,不仅仅在员工成本方面,还有管理面的问题。

比如有的公司需要在上班10分钟内获取所有未及时出勤的员工名单然后系统自动进行有资质代班的员工列表进行实时沟通出勤以避免生产活动受到影响;比如有的客户需要实时了解工厂内的人员情况一旦出现危险情况(比如火情,比如危险品原材料泄露)能及时疏散并统计安全人员数量等等,这些情况作为一个想着今天起不来让同宿舍哥们代打卡的员工而言,可能不在乎,但是企业是真的在乎的。

如何来避免员工代打卡,一般来说盖雅工场会从三个方面建议:

1.制度

制度面的建议是包括以下方面:

a)考勤制度的确立原则。

企业需要考勤制度。也许是因为用户群的关系,我们经常看到非常多的管理人员都非常鄙视考勤制度,很多人都觉得把事情做好比考勤重要的多。但是这些管理人员针对的对象主要是办公室人员,或者说,是不定时工作制员工。

在中国,绝大多数的劳动者是标准工时制员工和综合工时制员工,在制造业,服务业,连锁零售业,大多数的劳动力根据工作时长来计算薪资,根据排班(应出勤时数),考勤(实际出勤时数)来获得约定薪资的实际计量标准,没有考勤制度,从根本上是让劳动力的付出与回报没有统一的计量标准,这是不对的。

所以,企业(尤其是传统行业)非常需要合理明确的考勤制度。

考勤制度大致的结构分成几个方面,包括行事历与排班体系,工时计量体系,休假体系,加班体系,津贴体系等等。基本上,这些体系需要通过打卡来进行落地,也就是说,打卡考勤是将公司制度与员工行为挂钩落地的一个重要方式。

确实有很多企业不打卡,但是还是需要考勤制度,因为休假与加班等方面是根据员工申请管理者审批的记录作准,这种情况是默认每个员工都值得信任,所有异常均会自行汇报,我们后再讨论这部分的问题。

b)对于代打卡事件的定性以及处理措施

有了考勤制度中关于员工打卡考勤的规定,才有了讨论代打卡事件的基础,一般认为,代打卡是严重的违纪行为,这是对劳动关系的严重作弊,没有来的员工请同事代打卡创造虚假的出勤记录,从而骗取薪资,这件事情上,是可以作为解除劳动合同的直接原因的。

盖雅工场曾经有过一个客户,制造业,员工人数非常多,曾经出现过操作工人基本薪资2k,每月实际收入10k+,通过代打卡来骗取出勤收入以及加班费,甚至吃空饷的情况,这样的问题,一旦发现,是会进行法律层面的处理的。所以很多企业会把代打卡作为专门的一种违纪情节进行内部宣导与沟通。

c)员工关系层面上的沟通制度

这方面有点儿像学生时代的作弊宣导,我相信绝大多数的代打卡是偶然发生的,是为了避免请假或者懒得解释或者同事之间的抹不开面子,这就像中小学生避免一次测验不及格,害怕低分被家长责骂或者同桌的请求不好意思拒绝。学校的做法和企业的做法类似,那就是被代打卡与代打卡者同责,一起进行追究。

有了设计完善的制度,给员工一些出勤异常的空间(比如弹性出勤制度,异常自我申诉流程、每月可冗余迟到次数,上下班考勤时间buffer等等),再结合下面的其他几方面,能避免80%的员工代打卡,因为大多数的代打卡,是无意识或者说是非故意发生的。

2.工具

更好的考勤设备与考勤管理工具能帮助企业避免代打卡的发生。在过去的10年里,我为超过一百家企业提供过考勤管理系统的项目建议,并亲自为数十家企业交付了这样的解决方案。一般来说,我会建议客户选择一个软硬件一体化的解决方案,这包括:

a) 考勤设备

考勤设备国内主流的也就是刷卡考勤与指纹考勤,刷卡是指RFID的非接触式感应卡片,而不是那种纸卡钟(这个还是有非常多小微型企业在用的)。还有一些比如面部识别,虹膜识别,静脉识别的生物识别方式在应用,不过相对于打卡与指纹而言,那些都比较小众。

我们建议的考勤设备,一般需要满足以下几个需要:

i.设备联网,避免数据的采集困扰,有很多设备是通过U盘或者专有软件处理

ii.实时通信,避免数据生成的时间差,很多企业是月底来统计考勤的

iii.多种检验方式的搭配,比如三辊闸,像地铁检票一样打一次卡过一个人,多次打卡设备蜂鸣报警;比如之前有人提到的考勤机上加摄像头;比如有些设备可以要求员工先打卡,再按指纹,甚至考勤的同时进行拍照,以确保避免代打卡情况出现。

b)考勤系统

其实,中国管理软件行业是不怎么在乎考勤系统的。在成熟市场里,这个细分行业的标准称呼,是劳动力管理软件,但是其实国内的管理软件分类里,往往是ERP里的HR系统里的一个小功能模块而已,绝大多数的中国人力资源管理系统厂商,都不愿意在这个部分花太多精力,因为考勤管理绝对是个脏活,又麻烦又负责,细节多,客户个性化情况多,需求细节枝蔓以及实现方式复杂,大家都非常有默契的绕开这部分,把自己的方案重点放在了员工信息啊,薪资计算啊,社保福利啊,甚至绩效培训招募这种其实更交付不了的功能上。大多数国内的HRMS系统都让客户手工统计完考勤导入薪资模块,或者简单的做个休假记录功能就算了(还有很多单位把这个放OA里了)。

一个合格的考勤管理系统,应该能从业务流层面帮助企业进行实时合理的人员调度安排(排班),员工实际工时实时统计与追踪(考勤),员工出勤异常自动实时提示与处理流程(员工自助)以及各种合规风险的提示与保障(合规性保障),如果制度与系统还有设备到位,员工不需要反复向主管、HR进行各种解释为什么迟到、旷工,大多数的临时起意的代打卡现象就能避免。

以前中国劳动力成本低廉,大多数企业都不把考勤当回事,这几年不一样了,人难招,人难管,人难养的“三难”现象已经成为企业盈利的小后腿,越是有追求的企业,越需要一个靠谱的解决方案来帮助企业的HR以及运营团队加快效率降低成本减少风险。

3.方法

有了好工具还需要好方法,如何让考勤从结果管理变成一个过程管理,这需要一些好的方法来帮助企业,这里分享一下我所在公司给客户的建议:

a)业务自动化实时化

只有实现了实时化自动化,让手工统计工作转为系统自动处理生成告知,才能将考勤管理从结果管理转变为过程管理,传统企业考勤的模式,是员工每天打卡,HR月底统计,因为算薪资日期固定,于是大量加班快速处理,很多企业虽然打卡,但是根本不参照实际打卡数据就核算考勤,从而根本无法发现代打卡的情况,通过数据的实时传送,员工刷卡以后自动生成考勤结果与异常,自动和排班比对,自动查找是否存在已批准的加班申请,自动判断这个迟到是否已存在请假申请其实是正常出勤等等等等,有了自动化和实时化作为基础,才能解放HR的手工工作量,让他们有时间去做更好的制度设计。

b) 责任分布化

通过设备与系统将数据实时获取生成,把考勤管理的工作从HR部门分布到员工及其直接管理主管身上,员工上班发生了迟到漏打卡等异常时,实时通过邮件、APP、短信甚至微信告知其本人,然后员工可以直接发起一个出勤异常说明或请假申请,主管会自动被知会(定期批量汇总提醒),主管确认后,异常自动消除;部门直接主管或者考勤助理(制造业有很多考勤助理文员)能每天实时看到管辖员工的出勤异常,能主动的进行异常清理(有相当一部分异常的原因不在员工身上,可能是排班错误或者请假没及时确认等等),每周清理完成后将本周的员工考勤记录进行提交;HR的工作转为对部门提交的数据进行抽查,然后确认,确认完成的数据可以自动锁定,避免再发送更改,如部门需要调整,告知HR人员日期,进行解锁后再调整。这样月底的时候HR只要针对遗漏的问题进行专门处理即可。

c)数据流程化,透明化

整个考勤过程中所有的数据一旦生成,均应该是透明的,可查询的,让员工自己可以实时查看,了解自己的排班计划、休假额度、工时情况、加班数量、中夜班汇总,一旦发生一些特殊情况,他也可以通过正常的渠道方式来处理,比如家里漏水,他可以直接进行请假或者调班的申请而不用铤而走险让同事代打卡,有了有宽容度的制度以及便捷的沟通渠道,很多问题就自然解决了,不需要进行非标准的操作

盖雅工场®,大中华地区劳动力管理软件品牌,团队始终专注于为企业提供革新智能的劳动力管理云平台的研发和服务,通过的劳动力管理云平台以及优质高效的服务能力,为众多中大型劳动力密集型企业解决复杂考勤、智能排班、精益工时、劳动力优化等业务需求,终帮助企业提升劳动力管理的核心竞争力。

目前,盖雅®HR ONE®劳动力管理系统已成功地应用在国内外上百家企业的日常劳动力管理中,成为企业劳动力管理的核心数据平台和流程平台。无论企业如何发展和变化,盖雅®HR ONE®系统秉承”Lean Your Workforce & Simplify Your Work!”的设计理念和宗旨为企业的高速发展竭诚服务。

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