<考勤五大难>第四难,合规保障支持难。
WFM盖雅工场2015年7月14日

考勤管理中合规性重要么?当然非常重要!2013年4月,北京中级人民法院公布信息表明一年来审结的3400多件劳动争议案件中,涉及劳动者要求用人单位支付未休年休假工资的纠纷占比高达45%。而加班工资争议以及员工是否出勤的争议也一直都是劳资纠纷重灾区,甚至可以说,企业的用工合规性中,考勤管理是根本无法忽略的一环。当然也许正是因为现在还是不够重视,所以才会成为争议案件的重灾区。

 

 

考勤管理的合规保障主要应该考虑在以下4个方面:

1.出勤记录管理

需要有统一标准化的考勤签到收集方式,如果是使用考勤机,尽快选用网络自动收集数据并且无法更改数据的设备,把考勤记录原始记录与计算工时的考勤结果进行区分,如果发生人为修改,则应该在流程中保证进行修改记录,并进行标识,以避免人工修改原始考勤记录。

2.年休假管理

根据劳动法与企业内部考勤制度,企业应该每年提供相应的带薪休假额度给每个劳动者,如何让员工随时了解到这个可用额度的计算方式以及本人当年度可用的休假额度以及当前可用的剩余额度与失效日期,这需要有一个专门的年休假管理过程,如果可以支持员工自行查询额度,申请休假,休假成功后更新剩余额度,额度到期前进行提醒,避免员工在年休假使用过程中造成不便,才能为企业降低合规性风险。

3.加班时数与加班费支付

企业运作中员工的加班是客观存在的,如何保证每月支付的是正确的加班费,需要从三个环节进行管理:

a)发起

员工的加班是否存在申请流程,员工是否能提前提出加班申请,并需要得到相应的主管审批后才能进行加班,或者由主管安排工作排班计划时就确定好的加班计划并得到员工的确认的加班,才是一个合适的加班计划发起。

b)计量

如何计算加班时数?应该把员工实际出勤时间(以考勤签到记录为准)和被批准的加班计划时间段进行交叉比较,取重合部分值进行支付,如果对数据有异议,要么申请更新出勤时间(可能有部分出勤未计算)或者申请增加加班计划(补填加班单),才能更新加班时数。这也每一分钟要支付的加班时数,均有员工的行为以及主管的审批和公司制度三方的共同支持。

c)结算

在中国,加班有三种支付方式,加班费结算、调整为调休假额度以及补还之前的欠班时数。如何记录每笔加班时数的结算方式以及具体去向,才能得到准确的结算台账。

4.每月支付工时确认

一般来说,很多企业都会在结算薪资前请员工确认当月的工时数据并进行签字归档,这就是非常好的一个支付工时确认合规保证流程,这样当出现劳资纠纷时就不至于出现员工对自己的考勤记录不予认可的情况。

如何通过劳动力管理工具在整个时间管理流程中为企业提供合规性保障,盖雅工场进行了非常多的前期工作,甚至把一些劳动力管理指标做成开放性的阀值定义界面,帮助企业来及时发现管理中的合规性风险,如下图:

这样在整个时间管理过程中实时提醒用户,避免合规性风险的发生。

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