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考勤管理中员工代打卡怎么办?——劳动力管理(四)
WFM盖雅工场2017年3月30日

不知从何时开始,打卡上下班成为大多数公司的考勤方式。或者可以说一套酷炫的打卡系统已经成为标配了。迟到早退率可以多少反映出一个员工或是一个团队工作状态的好坏,因此绝大多数管理者十分看重员工的考勤质量。打卡系统靠着精确和高效满足了企业用户的实际需求,但却同时引出了一个问题:员工代打卡。

考勤管理中员工代打卡怎么办?——劳动力管理(四)

一般来说,制造业工厂相对于其他行业更需要避免代打卡,因为这可能造成很多灰色问题的发生,不仅仅在员工成本方面,还有管理面的问题。如何来避免员工代打卡,一般来说会从三个方面建议:

制度

a)考勤制度的确立原则。

企业需要考勤制度。绝大多数的劳动者是标准工时制员工和综合工时制员工,在制造业,服务业,连锁零售业,大多数的劳动力根据工作时长来计算薪资,根据排班,考勤来获得约定薪资的实际计量标准,没有考勤制度,从根本上是让劳动力的付出与回报没有统一的计量标准,这是不对的。所以,企业非常需要合理明确的考勤制度。

考勤制度大致的结构分成几个方面,包括行事历与排班体系,工时计量体系,休假体系,加班体系,津贴体系等等。基本上,这些体系需要通过打卡来进行落地,也就是说,打卡考勤是将公司制度与员工行为挂钩落地的一个重要方式。

b)对于代打卡事件的定性以及处理措施

有了考勤制度中关于员工打卡考勤的规定,才有了讨论代打卡事件的基础,一般认为,代打卡是严重的违纪行为,这是对劳动关系的严重作弊,没有来的员工请同事代打卡创造虚假的出勤记录,从而骗取薪资,这件事情上,是可以作为解除劳动合同的直接原因的。

c)员工关系层面上的沟通制度

绝大多数的代打卡是偶然发生的,大部分是为了避免请假,这就像在学校中为避免测验不及格的学生,害怕低分被家长责骂或者同桌的请求不好意思拒绝。企业的做法和学校的做法类似,那就是被代打卡与代打卡者同责,一起进行追究。

 

工具

更好的考勤设备与考勤管理工具能帮助企业避免代打卡的发生。这包括:

 

 

考勤管理中员工代打卡怎么办?——劳动力管理(四)

 

a) 考勤设备

考勤设备国内主流的也就是刷卡考勤与指纹考勤,刷卡是指RFID的非接触式感应卡片,而不是那种纸卡钟。还有一些比如面部识别,虹膜识别,静脉识别的生物识别方式在应用,不过相对于打卡与指纹而言,那些都比较小众。考勤设备,一般需要满足以下几个需要:

  • 设备联网,避免数据的采集困扰,可通过蓝牙,WiFi等多种方式进行数据采集
  • 实时通信,避免数据生成的时间差,从而对月底考勤产生负面影响
  • 多种检验方式的搭配,以确保避免代打卡情况出现

b)考勤系统

一个合格的考勤管理系统,应该能从业务流层面帮助企业进行实时合理的人员调度安排,员工实际工时实时统计与追踪,员工出勤异常自动实时提示与处理流程以及各种合规风险的提示与保障,如果制度与系统还有设备到位,员工不需要反复向主管、HR进行各种解释为什么迟到、旷工,大多数的临时起意的代打卡现象就能避免。

 

方法

有了好工具还需要好方法,如何让考勤从结果管理变成一个过程管理,这需要一些好的方法来帮助企业。

a)业务自动化实时化

只有实现了实时化自动化,才能将考勤管理从结果管理转变为过程管理,通过数据的实时传送,员工刷卡以后自动生成考勤结果与异常,自动和排班比对,自动查找是否存在已批准的加班申请,自动判断这个迟到是否已存在请假申请其实是正常出勤等。

b) 责任分布化

通过设备与系统将数据实时获取生成,把考勤管理的工作从HR部门分布到员工及其直接管理主管身上,员工上班发生了迟到漏打卡等异常时,实时通过邮件、APP、短信甚至微信告知其本人,员工发起出勤异常说明,主管确认后,异常自动消除;HR的工作转为对部门提交的数据进行抽查,然后确认,确认完成的数据可以自动锁定,避免再发送更改,这样月底的时候HR只要针对遗漏的问题进行专门处理即可。

c)数据流程化,透明化

整个考勤过程中所有的数据一旦生成,均应该是透明的,可查询的,让员工自己可以实时查看,也可以通过正常的渠道方式来处理。

 

总而言之

以前中国劳动力成本低廉,大多数企业都不把考勤当回事,近些年,人难招,人难管,人难养的「三难」现象已经成为企业盈利的小后腿,越是有追求的企业,越有会有一个完善的制度。另一方面,按时上下班,是员工在日常工作当中必须遵守的行为规则。

相信企业做到以上三点,员工都能严格遵守企业的规章制度,就能够避免「代打卡」现象。

本篇主要分析:怎样帮助企业避免员工代打卡现象。在此之前盖雅工场还针对劳动力管理做出解决方案:严格不是出路,润物细无声比严打靠谱得多——劳动力管理(三)如何帮助企业避免「过劳死」?请听下回分析

劳动力管理,盖雅搞得定。

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