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3位“资深”居家办公人,一起聊了聊关于居家的痛与乐
盖雅2022 年 04 月 24 日

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文|盖雅学苑

这是盖雅学苑第357篇原创图文

本文共5442字,建议收藏后阅读

2022年的春季,疫情也“花开”至各地。外出受限、快递停运、每日抢菜,每个人的生活或多或少都受到了影响。

对于那些受疫情影响较为严重的城市而言,居家办公成为了诸多公司的优选。但在居家办公期间,如何可以更好地进行人力资源管理呢?

3月23日下午16:30,盖雅学苑邀请杨昕亮和葛弘斐做客直播间,连线聊了聊《居家办公中的人力资源管理》。





居家办公,让工作更难了吗?

周婧婧

从个人感受出发,对居家办公的态度如何?

刚开始很开心,但居家一周后,工作状态和心态都发生了变化

葛弘斐

1、工作效率下降:拖延症明显出现了,一天到晚坐在电脑前,却每天都要忙到十一二点,之前最忙的时候也不会这么晚。

2、工作生活互相扰乱:孩子可能会影响或打断当下的工作。没了公司食堂后,需要花更多时间解决“吃什么”的问题。

3、团队沟通时效性变低:只能依赖于线上会议进行一些必要的交流,缺少随时随地的沟通。

4、个人心态发生变化:基本与外界“隔绝”,很容易思考过度,出现焦虑或抑郁的情绪。

不过现在,疫情反复让居家的时间再次延长,我的心态也从一开始的无奈转变为接受它成为常态。相信在未来,居家办公也会是一种可以探索的混合办公方式。


居家办公于我而言利弊共存

杨昕亮

利在于它灵活度更高,比如我时常需要在晚上和在欧美的同事交流沟通,居家办公期间,第二天就可以多休息一会,晚一些进入工作,时差对作息和工作的影响随之减弱。

弊在于它存在很大的不确定性,我们无法预估居家的时长,这种被迫的选择,会让很多工作的方向也更加难抉择。




周婧婧

从个人工作效率的保证、公司团队管理和效能的角度看,居家办公的最大挑战是什么?

团队连接、协作效率都有影响,工作和生活也会难以分割

杨昕亮

1、团队连接无形中被削弱。因为线上交流必须提前预约时间、进行比较正式的沟通,很难看到完整的肢体语言。相比之下,有利于增进连接的非正式沟通在减少,我们无法在茶水或午饭时寒暄问候。

2、协作效率也会降低。过去我们在线下可以直接进行共创讨论的事情,现在转变为线上来做,不方便,效率也不高。

3、缺少明确的工作生活的时间分割线,无形中工作时间无限延长。


除了效率受到影响,工作体验也会打折扣

葛弘斐

1、管理效率下降。这和杨老师有些共鸣,线下办公时,和邻座的同事直接交流,或茶水间说两句,就可以快速完成信息传递、达成共识,居家办公无法有这样的效果。

2、工作成就感下降。线下办公时,一个idea会得到同事当面点赞,但居家办公就缺少这方面的随意性,线上开会很难刻意去为谁点赞,大家的工作成就感很可能会减弱或消失。

3、身体健康指数下降。在办公室,我们会去茶水间、厕所、食堂,午饭后还可以附近走一走聊一聊。但居家办公后,活动空间受限,隐形运动大幅度减少。因此我们团队成员还有个约定——疫情好转、回到公司上班时,要“不涨一斤地出现”。

周婧婧

从HR的角度,可以做些什么帮大家一起面对长期居家办公的挑战?

加强交流和互动、分享优秀案例、总结经验

杨昕亮

我们HR会主动发起、促进、引导同事之间的协作交流和互动。因为居家办公期间,业务团队可能顾不上员工的互动连接,HR要主动介入去填补这个空白,比如线上打卡互动。

HR也可以分享线上团队协作优秀案例。在业务团队内部分享一些好的最佳实践,呈现有效的在线团队合作是什么样?团队leader如何远程管理下级的?

同时,如果疫情反复,居家成为常态,我们就需要总结和明确方案,保证我们能够快速应对。例如哪些工作可以远程实现,哪些必须线下操作?明确后,再制定对应的管理方案,未来如果需要居家办公,一切就有据可循。


传递正能量的同时,提供一些工具和方法

葛弘斐

我们HR首先是正能量的传播者,外部小道消息可能会影响员工情绪,也可能会影响公司形象。HR需要承担文化传递的责任,快速制止员工的谣言,及时发布正确的消息。

其次,HR要成为高效办公管理工具的提供者。HR要提供一些高效协同办公工具,推动使用。一些课程、讲座也要跟上,例如通过讲座等方式,分享提高个人工作效率的方法。
点击查看直播原视频




居家状态下,如何管好自己和团队?

周婧婧

人都是有惰性的,居家办公很考验自我管理能力,两位老师有方法分享吗?

从自我管理的角度,要营造办公氛围、制定工作计划、做好时间管理

葛弘斐

我自己首先会比较注重的是营造办公氛围,办公环境要舒适、正式,给自己仪式感,与生活切割。比如在书房,或在有明亮光线的桌前;上午开始工作前要吃早饭;女生化个妆,男生洗把脸刮刮胡子,让自己精神起来。

其次,要做好每日工作计划,早上列好今日必须完成哪几件事,并且在完成工作后也进行记录。虽然老板没有要求我们写工作日报,但居家办公时我会记录下自己每天都干了什么,避免一天结束后浑浑噩噩。

另外,一定做好时间管理,尽量在8小时内完成自己所有的工作,不要无限往后延。我利用最经典的那种番茄时钟的方法,买了一个半小时沙漏,半个小时内只干一件事,尽量不被其他事情所干扰。休息结束后再进入下一个专注的半小时。


从团队管理的角度,则要细化工作进度、善用线上工具、制定沟通计划

葛弘斐

我首先建议,把工作项目进度细化到每天。过去我们一个项目,只有到重要的时间截点才会沟通,因为每天都在一起随时可以沟通进度。需要现在会细化到每天,这样负责人才可以更好地掌握工作进度,团队也能更好地协同。

其次,我们要善用线上工具,例如teams可以开会、分享自己每天的工作计划;微信中的鹅打卡可以进行锻炼打卡。通过这些工具,让我们工作和生活都变得更加有规律、更加高效。

另外,我们需要提前制定沟通计划,线下办公时有些小的问题口头沟通就够了,但居家办公时候,需要我们规划何时与领导汇报、何时与团队沟通、何时对外沟通。


必要的技术支持、会议5分钟原则、成立非正式社团,用一套组合拳将灵活办公变为日常

杨昕亮

我们从2020年四五月的时候,就开始尝试把灵活办公的机制明确下来,通过两年的时间我们也积累了一些经验,分享给大家。

技术支持:比如使用teams来进行在线协作。借助公司日历共享工作计划,无论是团队的合作,还是个人工作计划,都尽可能在日历上标注。这样同事就可以知道你的状态,什么时候找你更合适。

5分钟原则:如果约了整点会议,我们通常会晚5分钟再开始。这样如果前一个会议整点结束的话,大家就有时间倒杯水、上个厕所,有休息时间。

非正式社团:线下办公时要么是直系经理带团队,要么项目经理带团队。居家办公期间我们增加很多非正式社团机制,比如持续改善社团、创新社团,为大家营造团队氛围、创造协作机会,减少居家的孤独感。还会有锻炼打卡等各种各样的社团,大家互相提醒、互相鼓励。

将灵活办公变为日常:疫情再次爆发前,我们就鼓励员工每周可以选择居家办公两天。大家可以在企业微信和邮箱状态上标明自己今天的状态,是在家、在办公室,还是外出。比如我固定周一和周五在家。不过,一个团队内部也需要保持统一的节奏,在固定的时间所有人都要在办公室,避免出现“你在我不在,我在他不在”的情况。当然也会通过一些机制的设定,来避免团队间出现太大的差异,或是彻底放羊。

玛氏伙伴基本都很适应灵活办公,最近全国多个地方都有疫情,大家能自发进入居家办公模式,不需要HR再告诉大家应该怎么办。

周婧婧

居家办公后,团队leader到底该严管还是松管呢?管松了,不知道团队伙伴有没有在状态;管严了又怕干涉太细让大家觉得不舒服,适得其反。

管理人性不能太过绝对

葛弘斐

疫情下,老板因生产、业务目标受影响而心里没底,对下属也会产生管控欲望,这种心情我能理解。

但管严还是管松,归根结底是管理人性,如果你相信人性本善,你就会相信员工没有监督的情况下,也能一天工作8小时,甚至超额完成任务。如果你相信人性本恶,那就需要通过做日报、周报、月报等方式来严加管理。

疫情下,管理者也要放平心态,指定结果只要达成了,过程中需要多少时间,由员工自己灵活自主地决定。

换个角度想,居家办公也是我们管理者纠正调整管理习惯的时机

杨昕亮

过去我们可以通过低效的监督来完成管理,但是现在紧盯每个员工的表现,是不现实的,这就倒逼我们如何用合理的管理方式促成团队绩效,疫情出现到现在已经两年了,我相信大家已经做过很多尝试了。

我们应当多和员工进行更多个人层面的交流和关怀。线下办公时,管理者直接可以看到员工状态——谁高兴、谁不高兴,都能随时聊一聊。但远程办公看不到了。所以需要管理者主动、定期和员工沟通,一对一或一对多。这个沟通不是工作汇报,更多是关心对方状态如何、感受如何,有什么需要帮忙。用这种方式让员工知道老板在我身边,缓解居家办公的孤独感。

另外,我认为在线上沟通时,我们要尽可能视频沟通,保证看到对方的状态。在20年疫情初期,大家都不习惯开摄像头,老板说了很多但没人回应,只有必须发言时才会开话筒说句“同意”。后来我们鼓励打开摄像头,效果完全改变,大家会更有在一起的氛围。

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疫情下心绪难平,如何帮助员工自救?


周婧婧

多数人居家办公期间,受外部大环境的影响,会变得焦虑。作为HR或管理者,可以如何疏导大家的这种情绪和压力呢?

借助线上活动增强团队链接

杨昕亮

HR可以发起一些线上打卡活动,我们公司有个活动叫“绿色行动”,每年持续两个月,鼓励大家打破部门壁垒,自由地和同事们组成10人左右的队伍,一起健身打卡。每周有不同的打卡主题,如每天走一万步、健身30分钟、用餐情况等。

类似的活动让大家和工作团队之外的同事建立连接,也让大家互相督促、激励、关注身心健康。也可以帮助大家养成好的习惯,通常活动周期结束后,大家还会坚持健身。

寻找专业人士缓解压力

葛弘斐

这次疫情导致我们不得不居家办公,对我们来说是有些突如其来的。我们紧急开设了心理咨询频道,员工和员工的家属都可以免费去做心理咨询,让心理咨询师1V1去舒缓员工居家办公所带来的内心焦虑。同时也开设了几场讲座,例如居家办公如何同步带好孩子、如何缓解亲子关系等。

因疫情,我最近在工作生活上也面对了很多挑战。我在3月写了篇文章,分享了怎么应对这种心理压力,现在正好也分享给大家。点击阅读原文)

周婧婧



周婧婧

居家办公时,是否会被孩子、宠物等影响工作呢?

一定会有影响,坦然接受即可

杨昕亮

居家办公后,孩子确实会影响工作,不过我从经验丰富的欧美同事那里学到了一些经验。

过去,假如我正在进行视频会议,孩子突然跑进来进入摄像头,我会很紧张,觉得不礼貌、很糟糕。但欧美同事会很放松,如果孩子进入摄像头,那就干脆让她同事打个招呼,孩子好奇心得到了满足就会离开,家长们用几秒钟解决了问题,也不会影响工作。

现在我的同事们都知道我女儿长什么样,这还会增加和同事之间的亲切感和话题感,增强团队连接,他们也会和我分享他们的孩子。团队的负责人要以身作则,把这些事情都看淡一些,会起到舒缓压力的效果。

对于团队负责人来说,与其持续强调大家在家也要好好工作,不如把自己和团队真实的一面暴露给大家,这样更有利于增加团队连接。

周婧婧

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周婧婧

其实“共享脆弱”对于企业文化、领导者管理来说也是一个新的要求和思路。关于“共享脆弱”,两位有没有什么故事或感触想要分享?

互相展示脆弱,团队之间的信任度也会加强,对团队负责人的认可度也会提升

杨昕亮

要听对方讲,而不是只追着他干活。

从上级主管或经理的角度来讲,不要期待自己可以帮下属解决所有的问题,不要对自己有过高的要求,把自己角色放在倾听和理解上,而不是“我告诉你这件事要怎么做”,隔着屏幕指挥下属做好每个细节也是做不到的。只要让对方把自己的情绪表达出来,就会有一个积极的效果。

比如我和美国的同事开会开太晚了,我会和团队同事说,第二天早上你们不要找我,我肯定在睡觉;我也会和同事们说最近孩子不好好学习;在进行团队会议的时候,也会留出专门的时间来,让大家讲自己的近况和感受。


坦然接受负面影响,做好能做的

葛弘斐

的确,疫情对自己是有影响的,居家办公也是有影响的,追求完美的心态该放一放,做不到就是做不到。同时,需要及时去找一些补救方案,在可以的范围内把事情做到最好。

周婧婧

对于被迫居家办公的职场人们,两位老师有什么话想说?

希望大家可以把居家办公当做黑天鹅

葛弘斐

在2020年疫情刚爆发的时候,有些公司或个人趁着的线上的浪潮,把事业做的很好。大家如果突发事件都当做一个契机,说不定疫情期间因为居家办公,可以有新突破。

当我们把个人精力用在做一些正向的事情,就会发现之前很多的问题就迎刃而解了。就像我在居家办公后,每天会多出两个小时原本的通勤时间,用来干其他的事情,或者是陪伴家人,也可以做更多的个人积累和输出。


希望大家积极养成新办公习惯

杨昕亮

居家办公时,我们很容易无限制地延长工作时间,工作效率会下降,这对身心健康会产生很大影响。我们可以去开发一些在家里可以去做的活动或习惯(如健身、看书等),用这些事情激励我们更合理地管理时间。像我在家期间会自己去学了做咖啡,也是不错的体验。


希望大家可以慢下来去感受生活

周婧婧

疫情让我们被迫慢了下来,但也恰恰是慢了下来,我们反而能够去倾听、发现身边的人和事,这个时候你才能够去体会到人和事之间的连接感。如果不能改变的话,就去接受它,然后再想想可以做些什么事情让情况更好。


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