IT 部门选，
还是用户部门选？
过去企业购买软件系统很多情况下是 IT 部门做决策，然而现在的趋势显示企业软件选择和购买决策逐渐从传统的IT部门向业务部门转移。
这反映了如下一些关键趋势。
1. 业务驱动的决策
业务部门更关注软件如何满足业务需求和提高效率，而不仅仅是技术规范。这使得业务部门在软件选择过程中发挥更大的作用。
2. 用户体验和易用性
业务部门更注重软件的用户体验和易用性，因为他们更了解具体业务流程和员工需求。这与传统的IT关注系统集成和技术规范不同。
3. SaaS模式
业务部门可能更倾向于选择SaaS（软件即服务），因为这些方式开箱即用，按用量缴费，不用随时可以停，没有对硬件和基础设施的依赖，因而不需要看 IT 部门脸色。
4.快速交付
业务部门通常更倾向于供应商能够快速交付的方案，不愿意等待太长的周期。因而今天供应商的敏捷交付方式会更得业务部门选型的青睐。
5. 解决方案能力
业务部门在选择软件供应商时，更注重供应商对相关业务的理解和合作伙伴关系处理能力，而不仅仅是技术能力，一般来说业务部门也并不关心软件供应商的技术路线和架构等能力。
近年来 SaaS成为企业软件的发展主流，由于 SaaS 的订阅付费的特性，使得企业软件采购从资本性开支（CAPEX）向运营性开支（OPEX）转化，这也算得上企业应用信息技术从信息化向数字化变化的财务结构转变。
通常企业 IT 部门负责企业的 IT 资产，即 CAPEX，而当期可以直接进入损益的费用，即 OPEX，属于业务部门的控制权限，因而 SaaS 厂商会更加关注用户而非 IT 部门，采用互联网运营的方式来招募、吸引、留存用户，以及通过交叉销售、向上销售、增长用户等方式来增加收入。
不过，不经过 IT部门管控的 SaaS 使用或者开箱即用的套装软件，也会给企业 IT 管理带来一些问题：
- 一是企业架构问题，随处使用 SaaS 会给企业造成信息孤岛增多；
- 二是数据治理问题，SaaS 有自己的数据模型和数据规则，脱离公司的主数据和元数据治理，降低了企业总体的数据质量；
- 三是信息安全问题，SaaS 可能在企业信息安全管控领域之外，造成信息泄露的风险。
总之，未经 IT 部门管控的信息技术应用称为“影子 IT”（shadow IT），其合理性在企业内是存在争议的话题。
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《HR系统选型指南》
企业内部的
应用就绪度怎么样？
企业软件要用好并发挥业务价值并非易事，购买企业软件不是给小孩子买个玩具那么简单。
其实，买玩具也不简单，如果买个超越小孩子年龄阶段的复杂玩具回来，孩子不会玩，摆弄个新鲜就扔在一边了，浪费金钱和时间。
图源/pexels
因而购买选型时，企业考虑自身对应用该软件的就绪度，以及应用软件来提升自己能力的期望值：
1. 业务成熟度
软件基础功能和企业当前的业务成熟度是否匹配，以及是否能够适应业务的变化和扩展。
并不是软件产品好、名气大，企业就能玩得转；中国社会存在的巨大挑战是因为社会工业化时间短，没有形成大量的、跨企业流动的职业经理人阶层，造成企业管理标准化程度低。
同样的一件事情，无论是人力资源管理、管理会计等后台职能，还是供应链管理、销售管理、物流管理等业务运营，一个企业一个做法，术语名词也没有统一标准，这就是标准化企业应用软件在中国最大的挑战。
一般来说，业务成熟度是和管理标准化成正比的，业务标准化低就造成了很多标准化软件的定制需求，产品实施做成了开发项目。
因而，评估现有业务成熟度以及期望提升方向，如何通过系统实施前或者系统实施中的咨询来提升软件应用的就绪度，是软件选型时要考虑的重要因素。
2. 人员技能和接受度
企业员工是否具备使用该软件所需的技能和知识，考虑员工对新软件的接受程度，以及是否需要制定培训计划和推动变革管理。
3. 拥抱变革的态度
企业引进管理软件从原理上说是购买功能，而非技术，即软件本身是否包含“最佳业务实践”，使用这些功能可以提升企业管理水平。
然而对引进先进管理思想的态度，各家企业却千差万别，有些企业对此期望值很高，所以希望购买大牌公司使用的同款软件，甚至有“先僵化、后固化、再优化”的观点。
然而也有些企业购买软件就是为了找个能把工作线上化的工具，并没有太高的管理提升期望，甚至拒绝软件实施带来大量变革，这是为何“低代码”这种方式获得一些用户认可的原因，认为可以非常方便、简单就把现有业务搬到线上处理了。
4. 技术就绪度
如果已有数据需要迁移到新软件中或者要和周边系统集成，考虑数据迁移、系统集成的难易程度和是否有合适的工具支持。
目前企业的 IT 架构是否成熟能够兼容新软件，现有的IT基础设施容量是否充足，是否需要进行额外的升级。
对软件产品的定位是什么？
为了解决一个业务问题的企业软件有三种产品应用方法：
- 一是自研，即利用数据库和开发工具完全自行开发；
- 二是半自研，利用平台型工具，例如数据工具、工作流工具、低代码工具等，借助平台提供的半成品业务应用，采用模型驱动的方式快速搭建业务应用；
- 三是完全使用标准功能的套装软件，尽管我在本文中主要是指套装软件，然而今天市场上的半自研工具和套装软件的边界却比较模糊，企业在选型时常常进入误区。
我前文讲到的“数据中台”的故事就是半自研工具，而实际上总经理需要的有可能其实是一个办公协同或者企业绩效软件的套装软件。
企业软件分成四类：
1. 基础技术软件
面向开发者或者系统管理者，属于基础技术平台，通过集成的技术环境，为系统架构师、开发工程师、测试人员、运维人员等技术人员提供代码级开发和系统管理的工具，例如：开发工具、数据库、测试和运维管理工具、物联网平台、集成中间件、容器和云平台管理等。
2. 通用业务底座软件
面向开发者或集成商，提供搭建业务解决方案软件的半成品或基础引擎，通过对业务的建模和少量的代码，亦即现在时髦的低代码或无代码，来形成可用的业务解决方案，虽然无需大量编写代码，对用户的系统工程能力仍然要求较高，例如：数据管理、业务流程管理、算法优化器、集成中间件。
3. 通用业务应用
面向集成商或最终用户，属于通用型工具，本身没有很强的业务特性，需要经过一定的业务建模，来解决具体业务问题，要求用户具备一定的业务分析和系统工程能力，例如：内容管理和文档工作流、商业智能应用等。
4. 专业业务应用
面向最终用户，本身包含了完整的业务流程逻辑和数据的业务模型，解决具体的行业性或专业性的问题，属于开箱即用的“业务套件”，无需任何系统工程能力，包括职能性应用：例如财务系统、人力资源系统；业务性应用：例如经销商管理平台、供应链管理平台、销售管理、IT服务管理等等；行业性应用：例如制造管理系统、核心保险系统等等
这里提到的“通用业务应用”和“专业业务应用”常常是软件选型中遇到的陷阱。
例如，数据分析或商业智能软件算是“通用业务应用”，然而一些垂直业务领域应用，虽然看起来用途不同，例如计划预算合并（也称为“EPM企业绩效管理”）、供应链集成业务计划（IBP），或者零售商品管理等，实际上底层技术是同样的商业智能技术平台，当零售企业选型一个商业管理解决方案时，是选一个通用的商业智能平台来进行二次开发，还是选一个开箱即用的商品管理软件，就是需要考量的问题。
又例如，“通用业务应用”类型的企业内容管理（ECM）涵盖了非结构化信息管理、文档生成工具、智能识别、知识图谱、文档工作流等等，同时，企业法务部门的法务管理，审计部门的审计管理，质量部门的标准化文件管理等等各种面向具体业务领域的应用软件，底层往往都是用通用ECM软件去搭的。
那对企业选型应用软件来说，究竟是找个集成商用ECM来搭建个解决方案，还是购买打包的“法务管理系统”呢？
总体拥有成本是多少？
企业选型软件时，要全面考虑到软件的总体拥有成本，可以从两个维度考量：
- 一是支出构成的维度，包括软件许可费用、实施咨询、定制开发成本、培训费用、基础设施投资、潜在的业务中断成本等。
- 另一个维度是软件上线使用后整个生命周期的开支，包括软件维护和支持费、系统运维服务费等。
根据IT服务市场研究机构HFS Research 在 2012 年的一项研究，SAP、Oracle的生态体系每年全球开支高达数千亿美元。从比例来看，企业每年每花一块钱在软件许可证上，相应地还要额外付出14.86元才能把系统用好：
外部开支：
- 咨询服务，2.63元；
- 应用开发，1.33元；
- 支持维护，3元；
- 基础设施及托管，2.25元；
内部开支：
员工成本及基础设施开支，5.65元。
这是对两个最典型的大型企业软件的开支分析。
实际上，在中小型企业软件的总拥有成本中，软件和实施咨询的投入比例一般没有这么高，大约是一比一到二之间。
此外，企业使用SaaS模式的企业软件，由于基本不能进行功能性二次开发，相应的服务开支占比也会更小。
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总之，软件购买的许可证开支有可能只是企业软件选型时考虑预算的一部分。具体来说：
1. 软件产品费用
传统软件费用是一次性或分期支付、从而获得使用权的基本费用。传统国外企业软件费用分为一次性的许可证费以及年度交的维护费（MA），不过现在绝大多数国外企业软件公司都已经转型成 SaaS 模式，按使用量付费，即使未转云的也都接受年度订阅付费模式。
使用量计算方式包括用户数、模块数、交易量等参数。
国内软件还有很多没有转成 SaaS 模式，由于历史原因，大多数是一次性付费，只有少数软件有收年度维护费的习惯，维护费比例跟国外软件公司比也要低些，一般在许可证费用的 10% 以内（传统国外软件比例是 20% 甚至更高）。
2. 咨询实施费用
企业软件一般来说都需要实施服务，大型软件的实施服务的费用会是软件费用的三倍甚至更高，实施服务一般由专业的系统集成商提供，服务商会提供从系统架构设计、解决方案设计、系统安装、二次开发、用户培训、变革管理等一揽子的服务。
中小型软件可能没有系统集成商，由软件公司原厂或者其指定的合作伙伴提供服务，服务费用总包在软件采购合同中。
3. 定制开发成本
如果企业需要对软件进行定制以满足特定需求，开发和定制的费用会成为拥有总体成本的一部分。除了系统集成和原厂服务外，企业如果有较好的项目管理能力，也可以寻找软件外包开发公司来进行定制化开发。
不少企业采购者可能不了解，市场上的软件外包公司和咨询实施公司实际上是两类不同性质的公司，一般来说，前者不具备咨询能力，相应地价格也要便宜得多。
4.培训费用
大型企业管理软件公司大多提供产品认证培训，可能要在软件之外单独收费，这种培训对于企业是非常有必要的，为系统管理者和用户提供必要知识和技能，建议选型时将其加在企业的购物单上。
5. 基础设施投资
传统本地安装的软件需要额外的硬件支持，例如服务器、存储设备以及必要的外设等。
SaaS 一般不需要基础设施投资，不过一些企业可能会选择使用 PaaS 模式的云上开发，或者将企业应用软件安装到云上的虚拟计算环境，这样仍然需要计算云服务的用量，合理管理云费用。
6. 其他成本
在实施新软件时，可能会出现业务中断，导致生产力下降，还有其他一些开支和风险因素，这些潜在成本也应该考虑在内。
总之，企业软件选型是个非常专业的工作，需要企业的预算管理部门、采购部门、IT 部门和业务部门用户方紧密协作，必要时候寻求专业机构的帮助。
在此之前，也可以想多方面获取一些建议和信息，更好地指导我们的行动，下面这份《选型指南》是由几位甲方企业的CIO和HRIS合力创作的，借此也推荐给大家。
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劳动力管理，盖雅搞得定。
