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人力资源信息系统建设

收录日期:2022 年 01 月 01 日访问量:1453
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百年伊顿的人效提升:消除16000小时的浪费工时

深夜11点,当大多数人已经沉浸在梦乡之中,伊顿位于菲律宾的工厂生产线却依旧灯火通明,忙碌运转。一位工人结束了一天的加班,拿出手机轻轻一点,完成了打卡。系统瞬间计算出他的加班时间,并自动匹配了相应的薪资倍率——因为这是22:00后的夜班时段。

这看似简单的打卡背后,隐藏着一个复杂的运算过程:系统需要判断这是工作日、休息日还是法定节假日(在菲律宾,节假日经常因总统令临时调整),是常规工时还是加班时段,是否属于夜班时段……最终,系统会在30多种不同的加班类型中,精准匹配出符合当地劳动法规的计算方式。这一切的背后,是盖雅提供的高效时间管理软件服务。

该项目已在中国大陆、菲律宾和台湾成功上线,并计划在日本、韩国、马来西亚和越南四国推广。

显著成效获全球认可

项目在中国大陆上线后,每年可节省13000个工时;在菲律宾工厂,每年可节省3000多个工时。

这些数字意味着什么?它们意味着所有的考勤员,主管,HR从繁琐的考勤管理事务中解脱出来,投入到更有价值的工作中,同时也让一万余名员工体验到了自主、实时、高效的人力资源管理方式,对伊顿亚太区的流程优化起到了“颠覆性”的作用。


这个项目,也成为伊顿亚太区数字化转型的里程碑。

伊顿公司成立于1911年,是一家拥有113年历史的全球智能动力管理巨头,其业务涵盖中低压配电、关键电能质量、工业控制等多个领域。1993年,伊顿正式进入中国,并不断拓展业务版图。2004年,基于对中国市场的重视,伊顿集团将亚太区总部迁至上海,目前在亚太区13个国家和地区拥有近2万名员工。

在全球化过程中,伊顿面临了本土化的挑战,尤其是在人力资源数字化转型领域。原有的考勤系统已经无法满足区域业务的发展新需求,产线考勤员每天需要花费大量时间处理考勤排班,HRS算薪同事也经常遇到各种不便。与此同时,中国在数字化转型方面取得了突飞猛进的进展,技术发展、创新应用和用户体验都有显著提升。


效率提升的关键

三步减少工时浪费

“相比之前的老系统,用了这个系统后,我们中国大陆每年可以节省13000小时。菲律宾工厂可以节约3000小时。”伊顿亚太区人力资源服务中心总监包宏伟表示,“盖雅的时间管理系统不仅仅是将旧系统的功能切换到新系统,更重要的是借此项目优化了整个流程,使其更加高效和自动化,为员工,考勤员和HR团队带来极大的效率提升和简单高效的用户体验。”

这些节省下来的工时主要来自以下三个方面:

  • 流程优化:新系统实现了许多原本需要人工确认、核验的流程自动化。例如,考勤员不再需要在月底挨个联系员工确认出勤情况,员工可以实时查看并处理自己的考勤异常。
  • 自动化替代人工操作:HR不再需要手动计算和导入一些休假额度,系统可以自动完成这些工作。同时,额度使用也有了自动管控,避免了超额使用的情况。
  • 移动化带来的便利性:通过手机端应用,员工可以随时处理考勤相关事务,主管也可以及时进行审批,大大减少了流程等待时间。

内部流程的“颠覆性”变革

新系统不仅提升了效率,还对内部流程优化起到了“颠覆性”的作用:

  • 信息保护更完善:员工可以自主处理包含个人隐私的请假申请,避免了中间环节的信息泄露风险。
  • 沟通更顺畅:对于产线员工,从传统的公告栏通知升级为移动端精准推送,提高了信息送达率。
  • 管理更智能:系统可以自动生成报告、设置提醒,帮助管理者更好地掌握团队动态。

用户的认可和支持

菲律宾系统上线时,本地团队专门录制了使用体验视频,视频中关键用户们热情地给予了新系统非常高的评价。上线当天,菲律宾HR团队还特别制作了印有系统Logo的纪念徽章,在大家打卡后发放给大家。

用户的积极反馈,是对项目成功最好的证明。


全球本土化挑战


在全球化企业推行统一的系统,最大的挑战在于如何满足不同国家和地区的本地化需求。

以菲律宾为例,系统需要考虑灵活的假期管理,菲律宾的法定假期会随总统通知随时变动,共有18种法定假期,每种类型的加班倍率和薪资计算规则都不同。加班计算需综合考虑排班类型、五种日历类型以及不同时间段,配置难度较大。

而在中国台湾地区,情况更为特殊。台南和台北的管理模式差异较大,台南以工厂为主,台北以办公室员工和销售人员为主,系统规则在排班、加班、休假和工作流等方面存在巨大差异。台湾地区的员工类型多达8种,每类员工都有其独特的考勤规则。

从一个部门的工具到撬动整个组织流程的杠杆,从一个地区的尝试到影响全球的标杆,伊顿亚太区的时间管理系统项目展示了数字化转型的无限可能。

消失的16000个小时,以及员工的体验,正是效率提升的最好注脚。

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