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协同办公软件考勤本来就免费,为什么企业还要上盖雅考勤
盖雅2022 年 09 月 29 日

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许多企业选择通过办公软件的考勤功能采集员工的考勤信息,但仅仅通过一个移动办公通讯平台的附属功能,真的可以满足企业对考勤管理的各类需求吗?


答案无疑是否定的。无论是此类办公软件的考勤功能还是其他简易的免费考勤工具,都只能满足企业基本的考勤统计,更加适用于人员少、考勤简单的企业。随着许多企业规模扩大,考勤管理日益复杂,市面上大部分简易的免费考勤工具以及协同办公软件的考勤功能并不能为企业处理各类考勤难题提供相应的可视化考勤数据,以及智能化的技术支持。


因此,对于轮班频繁,考勤规则复杂,且对考勤管理有较高要求的劳动力密集型企业,如果仍然选用协同办公软件采集考勤数据,需要耗费大量时间和人力处理考勤异常、加班超时、规则校验等考勤难题,而这些考勤管理难题都将成为企业推行精益化考勤管理制度的层层障碍。

选用协同办公软件采集考勤信息这些难题如何解?

员工真的按时到了吗?代打卡,虚拟打卡,远程打卡,数据真假难辨?

许多企业发现选用协同办公软件采集考勤信息容易出现员工代打卡、远程打卡、虚拟打卡等问题。员工会利用各类专业软件破解办公软件的考勤功能,例如修改定位、创建虚拟定位等方式,来制造虚假的打卡记录。某些办公软件无法绑定设备,还会出现员工找其他人代登入账号,帮忙代打卡的情况发生。

解决方案:多种打卡方式,采集真实考勤数据,系统自动校验盖雅考勤系统不仅支持通过盖雅劳动力管理云App实现蓝牙定位打卡、特定无线网络打卡、GPS定点打卡等方式,还可以和各类指纹、面部识别考勤机集成,采集准确考勤打卡信息。系统会将考勤数据实时上传,自动记录真实的员工出勤情况,助力企业提升管理效率。同时,盖雅考勤系统还可以自动比对班次,进行合规校验,实时生成异常并提醒。员工可以及时主动处理考勤异常,主管也能第一时间得知当天员工的出勤状况。

加班超时易违规?超时加班频发生,成本、合规如何控?

利用协同办公软件采集加班数据,只能事后查看,人工校验。由于协同办公软件无法根据加班制度自动进行合规校验,一旦出现员工加班超时的情况,无法及时被察觉,企业将承担违规用工风险。员工每月的加班数据只能事后收集,无法事前管控,而这些数据的滞后性导致管理者无法及时了解加班现状,做出相应调整,也会导致加班成本无法得到管控。因此,管理者需要得到实时考勤数据,了解加班原因,对加班进行合理管控。

解决方案:全流程管控加班,灵活支持转调休盖雅的实时考勤系统和BI分析系统相结合,通过事前、事中、事后三个阶段全流程管控加班。事前,管理者可以对每位员工设定加班时长上限,超过上限后无法进行加班申请,从而确保员工加班时长的合规性。事中,员工通过盖雅劳动力管理云app提交加班时长申请,结合考勤打卡时间可以确定员工实际加班时长是否和申请时长相匹配,可以有效避免员工谎报加班时数。事后,盖雅实时考勤系统灵活支持转调休,或者冲抵欠班等方式来减少加班费用的支出。盖雅BI分析系统提供不同维度的可视化报表,让管理者可以对员工的加班、考勤、休假等数据进行准确的分析,及时发现哪些加班时间是可以避免或者改善的,从而做出更加科学的决策。

考勤功能不完善?如何精准记录外勤时间,筛查重复打卡数据?

为了更好了解每位员工的考勤状况,企业希望更加精准地统计员工出外勤的时间,但协同办公软件由于考勤功能不全面,导致无法设置仅一天中某个时间段内使用外勤打卡。因此,当员工只需要外出半天,企业则无法通过协同办公软件的外勤打卡功能了解具体的出外勤时长。除此之外,员工还经常会出现短时间内重复打卡的情况,但通过协同办公软件短时间内重复打卡,则需管理员进行处理。这意味着在劳动力密集型企业中,当多位员工出现重复打卡的情况导致的考勤异常,管理员需要耗费大量时间进行数据处理和筛查。

解决方案:自动筛查易管控,考勤管理更智能企业想要实时掌握一线员工的考勤状态,可让外出员工使用盖雅考勤系统的GPS定位打卡功能在出外勤的地点定位打卡,并通过拍照功能进一步查验打卡地点是否真实。不仅有效防止员工虚报出外勤的时间,管理者也可以更加精细化的管理外出人员的考勤数据。而针对员工上下班短时间内重复打卡,或上班间隙中误打卡的情况,盖雅考勤系统可根据规则只采集第一次和最后一次的打卡时间作为员工上下班的打卡时间,作为当日有效的打卡数据。HR不用在繁杂的考勤数据中进行一一核验,大大提升了考勤统计效率和考勤数据准确性。

假勤管理纰漏多?假勤规则复杂,请假流程繁琐,校验易出错?

企业的请假调休规则繁杂多样,利用协同办公软件可以进行假勤审批,不能根据复杂的条件计算假期余额,比如工作年限、入离职折算等等,也无法在审批过程中根据假勤规则自动校验。因此,劳动力密集型企业如采用协同办公软件进行假勤审批,则需要上级花费大量时间对员工的请销假申请进行规则校验,且无法保证所有的人工校验都无差错。部分公司还设定了试用期员工无法申请年假,或至少休半天假,加班转调休等规则,而这些自定义规则都无法通过协同办公软件进行设定,导致公司的假期规则无法有效实施。

解决方案:内置假勤规则,系统自动合规校验盖雅考勤系统可内置各类考勤规则,并根据不同假期的规则对员工的假勤余额自动计算,以及申请过程自动进行合规校验,如员工不满足申请条件,系统会自动将申请驳回,确保所有的假勤申请合规,优化了假勤审批流程。员工也可在移动端查看自己各种假期的可用余额,避免出现员工因不知自己的假期余额,提交的假勤申请因余额不足被驳回。

这家企业为何弃用协同办公软件采集考勤信息?

某综合型化工企业集团原本使用某办公软件的打卡功能采集员工考勤信息,但随着企业逐渐发展壮大,员工人数大幅增多,排班场景复杂,利用办公软件采集考勤数据无法满足多场景的打卡需求,考勤数据的滞后性导致需要大量人力在月末进行整理、结算。由于办公软件所采集的考勤数据不够精准,差异性太大,无法支持准确算薪,易出现少算或多算的情况。为了实现考勤管理全覆盖,满足多地域、多业态、多岗位、多场景的考勤管理需求,提高信息收集与考勤计算核对效率,该集团决定放弃通过办公软件采集考勤数据,引入盖雅考勤系统,打通上下游做到系统间数据无缝衔接,实现考勤数据实时可视,提供动态化考勤数据看板,减少HR考勤算薪工作量,帮助管理者做出更加科学的决策。基于企业多样化的考勤需求,盖雅也专为该企业制定了一套完整、高效、智能的解决方案,帮助企业降低人工成本,提升人员效率。

盖雅解决方案

  • 不同班次灵活设定,考勤异常排查快:企业排班规则复杂多样,管理者可在盖雅系统内配置不同的班组的排班时间和相应的考勤规则,系统会根据班次设定和考勤规则对员工考勤时间进行实时校验,自动查验考勤异常,让主管完全掌握一线员工动态。
  • 自助换班方便快捷,员工满意效率高:员工若无法按计划出勤,可直接在劳动力管理云App上提交换班申请,系统将根据换班规则进行校验,主管也可进行线上审批,审批结果将自动反馈给员工。换班审批流程快捷高效且确保合规,员工体验也会大幅提升。
  • 考勤规则高度匹配,各类加班灵活管控:盖雅考勤系统可自定义夜班、白班、倒班等考勤规则,夜班人员可以过凌晨0点打卡,而倒班人员的加班,休假可自动根据规则进行工时结转。不同类型员工的加班,休假时间会根据调休,支付规则自动结算,与实际打卡数据进行实时校验,提升考勤效率,确保薪资结算准确。

该化工企业通过与盖雅合作,建立了企业统一的劳动力管理平台,规范了考勤流程,提升了员工体验,确保了薪资准确结算,为企业降本增效奠定了坚实的基础。盖雅工场致力于为中大型劳动力密集型企业解决复杂的考勤难题,助力企业在全新的劳动力结构下真正实现规范化,标准化,精细化的人员管理,让劳动力真正成为企业的核心竞争力。






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