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蓝蛙:为了人效,必须从「纸上谈兵」转向「智能排班」
盖雅2022 年 06 月 27 日


提起蓝蛙,你首先会想到什么?
是那家将汉堡当成艺术品来做的潮店?是让客户享受到「尽兴轻松的体验、亲切友好的服务」的快乐餐厅?还是那只微微歪着脑袋、慵懒得斜瞥大家、嘴角露出调侃微笑的青蛙?
这是一家起始于2001年,并成长于中国的国际连锁西餐厅,是一家在中国拥有67家门店、2500名员工的企业,是一家蝉联了三届「中国杰出雇主」的企业,更是一家把「bring fun to life」写入企业文化的企业。
要守护这种文化,以及面对夹缝中生存的餐饮行业大背景,蓝蛙必须要找到自己的方式,以保证维持文化一致性、提升员工满意度,同时也能实现门店的人效问题和精细化管理。在蓝蛙看来:“餐饮行业的劳动力管理极其重要,劳动力成本非常高,所以也需要非常精细化的管理。”

所以,在打造数字化人力资源平台——蓝蛙Fun EHR空间站时,蓝蛙的一个关注点便是「智能排班」,因为它与人效息息相关。

从「纸上谈兵」,到智能排班
数字化转型前,蓝蛙的员工排班都依赖于管理者的经验,然后「纸上谈兵」——在纸上安排调度员工,人力资源部每周都需要整合每家门店的情况,再总结反馈给经理确认。每家门店排班的规则非常随意,只是基于门店是否繁忙,来决定员工是否上班。蓝蛙总结道:“这其实是内部管理缺少系统化的表现。而且,在排班调度的过程中员工往往也处于被动状态,考勤相关工作处理都是后置的,极大削弱了员工满意度。”
这些情况引起了蓝蛙的警觉。一方面因为它不符合蓝蛙文化的倡导——Fun,在低效率、繁琐且无法及时解决问题的情况下,员工如何能快乐。
另一方面,它也无法适应蓝蛙战略发展的需要,蓝蛙的门店处于扩张的状态,如果想要实现理想的门店数量,就不可能一一去教每个门店经理如何排班,首先这种管理方式的效率低,其次「纸上谈兵」很难统筹管理分析人效。  
具体而言,在以排班管理中,蓝蛙面临着3个亟待解决的问题
  1. 销售额的预估
  2. 根据每家门店的销售额,计算它需要多少相应的劳动力
  3. 门店的不同岗位、不同时间都该如何去排班

这3个问题难度都很大,蓝蛙意识到必须需要实现智能排班,解决过去纸上排班的低效率处理方式。

智能排班,真的智能吗?
餐饮行业的考勤、排班具有较高的灵活性。因此,公司在此前考勤管理中存在着诸多困难,这也决定了「智能排班」是企业管控人力成本、提升工作效率的有效切入点。
蓝蛙人力资源数字化转型项目组希望通过上线考勤系统,从初级的排班、考勤做起,首先培养员工的打卡习惯,并收集系统数据,逐步向智能排班过渡。
早在2016年,蓝蛙引入盖雅考勤系统,并借助盖雅的优势对餐饮连锁的排班进行了深度研究。至2018年,蓝蛙已经完成了对盖雅基础排班的普及与运用,同时实现了电子化考勤,减少了繁琐的纸质化考勤管理的工作量。
实现线上电子化考勤和排班之后,企业不满足于仅仅是将数据从线下搬到线上,企业更希望能结合营业额了解相应的劳动力需求,安排合适人员。因此,蓝蛙希望通过盖雅的智能排班进一步提升排班结果的准确性和排班计划灵活性。
蓝蛙查看了两年来的历史考勤和排班数据,并与盖雅一同进行数据分析,搜集了20多种销售额的影响因素,搭建销售额预估模型。例如,对销售额进行预估时,不同种的门店——在Shopping Mall的、小区附近的等——根据模型,必须将劳动力成本控制在某个范围之内,做到销售额与劳动力需求相互匹配
为了保证该排班系统的顺利上线,项目组根据销售情况、地理位置将所有门店分为6类,并从6类门店中各选其一,对该排班系统进行了为期6个多月的测试。在测试期间,项目组将出现的问题详细记录在册,并及时跟进、改善,重新设置数据库的相关参数。

最终的结果显示,测试期间,蓝蛙的智能排班精准度已可达85%-90%之间,这也达到了项目组预期的效果。而且测试结果显示:企业的沟通成本减少了30%,劳动力成本下降达1%。

智能排班,让企业兼备快乐和效率
「能满足业务的要求,同时又能达到员工的满意度」这是蓝蛙在管理上终极的目标,也是「bring fun to life」的文化所指。在数字化转型过程中,这种导向也一直伴随着HR和管理者们。
而从智能排班系统运用的角度来看,蓝蛙完全实现了这一终极目标。
  • 对企业来说,智能排班系统正式上线后帮助蓝蛙彻底从纸上排班方式转变为以工位段来决定到底需要多少人的智能排班,从而实现了更有效地人员管控。而且通过搭建预测模型,对业务模型进行分析,预估营业额和劳动力需求,从而形成每家门店各自不同的班次需求和排班结果。
  • 对管理者来说,考勤报表可在线一键生成,减少了繁琐的纸质化考勤管理的工作量,提高了工作效率,也能更合理的利用和规划现有的人力资源,让人效更可见。
  • 对员工来说,智能排班等系统既改善了员工体验,因为考勤和排班系统都支持员工手机自助查看、请假等,提升了工作体验,改变了以往完全被动的状态。
通过盖雅的智能排班系统帮助企业在正确的时间,相应的门店,匹配合适的人员,借助机器学习,运筹算法,结合历史销售数据、客流数据、员工可用性、劳动力标准等数据自动计算生成符合门店需求的排班计划。
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