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个人做人力资源的优势

收录日期:2022 年 01 月 01 日访问量:1405
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工时浪费、成本分摊、薪资错算……所有工时管理问题,看这一篇就够了

2024,「人效」依然是各个行业关注的重点。盖雅发布的「人效九宫格白皮书」以人效提升为终点,为大家提供了诸多人才管理和升级的解决方案。

书中,人效提升的路径可归为三种,分别为劳动力配置、劳动力技能以及劳动力时间。其中,劳动力时间是衡量人效最直接的体现,企业要如何通过时间管理实现人效提升?

一般来说,劳动力时间在企业中存在三种不同视角,分别为人力资源视角、财务视角和业务视角。

图源/《人效九宫格白皮书》



人力资源视角下的时间精确

HR视角中关注的时间是从合规性出发,比如有没有准确记录员工的时间,基于时间的算薪是否准确,有没有违背相关法律法规是HR首要考量的。


如何准确记录时间?

看到这个问题第一反应肯定是打卡,可实际情况是打卡时间真的就是员工实际到岗的时间吗?

对于劳动力密集型企业而言,移动端打卡快捷方便,但如果网络不稳定或可打卡区域范围太大,就会导致采集到的打卡时间和员工实际到岗时间不符。

而对于一些年龄较大的员工,可能根本就不会使用手机移动端打卡,更别提采集打卡数据了。

1. 打卡范围太大,如何确保员工在工作区域内打卡?

员工工作区域分散且不固定,企业可选用盖雅劳动力管理云App的GPS打卡模式,拖拽围栏圈出不规则形状的打卡范围,更加精准地划分员工打卡区域。


2. 信号不稳定,如何准确同步实际打卡时间?

在网络不稳定的情况下,盖雅劳动力管理云App可在信号薄弱时自动切换为离线打卡,网络恢复正常后打卡数据会自动同步上传准确的打卡时间,避免因为网络问题导致无法及时采集打卡数据,降低考勤异常,提升员工满意度。

3. 员工不会用手机打卡,怎么采集打卡数据?

盖雅考勤系统给主管提供了便捷的协助打卡功能,主管可帮助员工代打卡,且打卡数据上会显示打卡来源。

HR可精确统计员工的出勤情况,核实打卡来源,确保打卡信息真实有效。

如何准确算薪?

由于考勤数据和薪资关联紧密,企业需要确保考勤数据准确性,规避薪资错算风险。

在一些特殊场景下,例如工伤假审核周期长最终通过后需要修正请假重算考勤,员工的申请表单未及时提交或审批完成,或发薪后发现考勤数据错误等等,需再次调整过往已结算的考勤数据。

很多企业希望按季度结算加班薪资,但仅仅只能拿到月度考勤数据,难以匹配复杂的加班规则准确核算季度加班薪资。

1. 如何追溯历史考勤数据,准确算薪?

盖雅考勤系统的「历史数据回溯功能」可支持线上修改锁定考勤周期内的考勤数据,系统会按照修改后的考勤数据自动重新计算,例如可补录之前未审核通过的请假、加班、忘打卡异常等数据,下次考勤结算时自动计算工时差额,核算薪资多退少补,帮助企业规避薪资漏发风险。


2. 如何按季度准确结算加班薪资?

HR可在盖雅劳动力管理系统中按季度设置考勤区间,这样HR可以在每个季度结束后的第一个月获取上个季度的加班工时数据,方便HR准确结算上个季度的加班薪资。



财务视角下的时间精细

沿着时间管理阶梯,当劳动力时间进入财务视角后,时间管理的价值从合规性进入到经济性。

财务部门的天然职责就是确保收益,他们习惯用各种各样的投资收益指标来衡量一件事情的价值。因此,时间和成本是财务所关注的重点。


如何准确算薪?

连锁零售、物业等行业,员工经常跨门店、跨项目工作,企业需要根据任务需求为员工安排多段班次,或在一个班次内安排多个任务,实现人员灵活调度。

财务需要根据他们在不同任务中所消耗的工时,核算相应的工时成本,从而清晰地了解各项人力成本预算,实现更有效的工时成本管控。

基于盖雅的劳动力账户,企业可制定多班次、多时段、多任务的排班计划。员工一天可排多段班次并采集多笔打卡数据,然后根据详细的工时数据分析工时成本,准确算出不同任务的工时费用。

盖雅排班系统还可以支持一个班次可以跨多天,且可以满足同一员工同一天去不同门店上班,从而帮助企业优化排班资源配置,提高用工效率,节省人力成本。


各段时间的投入是否值得?

企业想要知道投入的工时是否值得,需要将准确可追溯的工时数据和产量数据相关联,了解不同员工的工时效率,找出无效工时的环节及原因。这样可以帮助企业快速发现需要提升效率的环节,做出更科学的人员优化策略。

盖雅精益工时系统可以准确采集员工在不同环节上所花费的工时,并且能具体到从几点至几点。同时,将盖雅精益工时系统和企业的生产系统无缝对接,可每日同步对应的产量数据。

盖雅精益工时系统根据内置规则,自动计算每个员工当日在不同环节的产量。

通过盖雅精益工时系统提供的工时、产量等数据,可以了解而不同员工的工作效率,各环节人力的投入产出比,作为企业管理变革的重要抓手。

点击图片,查看精益工时客户案例



业务视角下的时间精准

业务部门(真正使用时间的部门)优先关心的事情是有没有足够的时间投入到生产,即根据业务需求的生产任务能不能被完成。

如果业务都完成不了,再合规和经济都是无意义的。

所以真正的时间管理应该是前置的,即根据业务需求来确保工时的精准投入。基于此可以引入了时间预算的概念,而且是符合以业务为主体的多元需求的时间预算。


如何更好地确保安排的人力满足业务需求?

人力安排如何无法和业务需求挂钩,就会出现关键岗位的人员缺口或产生不必要的人力开支。因此,业务部门更加关注各个岗位是否人手充足,人力安排是否合理,员工是否能满足所在岗位的技能要求。

1. 如何避免岗位空缺或人员冗余?

有效的劳动力预测可以根据企业的业务需求、劳效标准,以及其他影响未来业务的因素,对每个岗位在未来指定周期内的各个时间段所需人员技能以及人数的科学预测。

简单来说,某服装店如果仅仅选择将去年店庆时的销售额平均值,用于预测今年即将到来的店庆活动销售额,并做出相应的人力安排可能还不够准确。

盖雅智能排班系统可将天气、订单数等其他影响因素和数据都作为机器学习的数据源,结合劳效标准生成更合理合规的排班计划。

如果出现员工离职或临时请假,班次可自动开放,盖雅排班系统会根据空缺岗位需求推荐合适备选人员,快速匹配相应员工填补岗位空缺。

点击图片,了解开放班次功能详情

2. 如何确保人岗匹配?

制造企业的关键岗位对员工技能以及技能熟练度有严格要求,且业务存在淡旺季,旺季时需要共享排班,共享排班时需要考虑员工技能可以满足哪些关键岗位的技能要求。

排班员可在盖雅智能排班系统内为每位员工的技能和熟练程度附上相应的标签,根据排班规则,将安排技能熟练度高的员工安排至关键岗位,有效避免人岗不匹配,员工无法胜任工作任务等问题,大幅提升各班组的生产效率和产品合格率。

如何充分考虑员工可用性,提升员工体验?

员工可用性受制于员工个人的生理、心理、家庭环境等多种因素,所以实际上员工并不能够保证每天按时出勤。因此,如何方便员工请假、销假是提升员工体验的关键。

确保员工能按规定请销假,管理者才能更及时准确地调配人员,避免员工无法到岗导致关键岗位人手不足。

1. 多种假期如何组合申请?

员工休假时间长,年假不够需要组合其他的假一起休该如何申请?

员工不仅想休年假,还需要休事假该如何申请?

针对这类情况,盖雅考勤系统可支持将两个假组合在一起提交申请,系统会根据企业内置的假勤规则按照顺序扣除假期额度。如此,不仅确保员工休假合规,也可以优化了员工体验。

如果员工需要休年假和事假这两种不同类型的假期,但由于这两种假期的薪资结算规则存在差异,所以无法组合在一起申请。

员工可以通过盖雅考勤系统同时批量提交多份休假申请,而不用多次切换界面操作,有效提升假勤申请审批效率,方便管理者及时了解各岗位人手情况。


2. 排班调整,如何部分销假?

由于部分岗位特性导致排班计划经常发生变动,员工可在移动端实时查看自己的假期余额以及最新的排班表。

如果员工休假时排班计划发生改变,员工可决定是否需要延长休假申请或销假。

盖雅考勤系统也可支持员工保留部分假期,申请部分销假,不仅简化了员工请销假流程,也提升了员工满意度。

不同的视角下,对于时间的管理要求和管理维度各不相同,但相同的是管理者需要借助数字化手段来进行更加精细化的时间效能管理,结合不同的指标数据来优化各项流程,制定更科学的管理决策,驱动业务结果达成。

当时间足够精细、精准且显性化后,它的价值才会被无限放大。


盖雅工场
聚焦人效提升的劳动力管理系统

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