作为全球领先的饮料制造商之一，太古可口可乐的业务遍及多个地区，尤其在制造、物流和销售等环节拥有庞大的员工队伍。对于这类拥有显著季节性淡旺季、业务高度依赖现场运营的大型企业而言，员工年假管理并不是简单的行政流程，而是直接关乎合规、员工体验和生产效率的关键运营要素。
由于员工休假带来的不确定性，企业常常在员工体验与业务持续性之间陷入两难：一方面，企业希望员工足额休假，年假清零，以保证员工体验和满意度，同时也避免企业陷入合规风险；另一方面，休假信息的不透明带来的无序或集中的休假，进而会影响旺季生产线无法按计划运转。
为了应对这一冲突，太古可口可乐积极探索数字化工具和AI的使用，率先引入了盖雅智能排班、智能审批和智能年假规划等AI赋能工具，以实现员工福利、企业合规与业务运营的精妙平衡。
休不完的年假？
员工体验与业务运转的双重压力
太古可口可乐一直秉持“年假清零”的原则，积极鼓励员工适时安排休假，因此要求员工每年提交休假计划。
然而，在实际操作中，这份规划常因缺乏系统化和AI的支持而流于形式，难以有效落地。
首先，流程的低效与不透明，年假规划难以落地
过去，员工通过Excel表格提交的休假计划，需要依赖HR手工录入系统。这不仅效率低下，也导致休假信息无法实时透明地呈现在管理者面前。
这种信息滞后造成了直接的业务冲突：员工的休假安排常常与关键的业务生产计划相悖。管理者难以提前进行精确的资源调配，最终导致员工不得不临时取消已批准的休假，这不仅干扰了员工的个人安排，也损害了整体的员工体验。
此外，企业还面临着日益增加的合规风险，员工未及时休完的年假也可能会转化为企业财务和法律上的潜在压力。
其次，业务和生产运转具有明显的淡旺季特征
对太古可口可乐而言，夏季和节假日等旺季是销量和生产任务的峰值期。
在缺乏有效引导和控制的情况下，员工的休假申请往往会高度集中，尤其是在暑假等热门时段。此时正值业务高峰，生产线上极易出现关键岗位空缺，进而造成生产或物流链条的中断，直接威胁到订单的及时交付和市场响应速度。
反之，在业务淡季，若未能适度鼓励员工休假，又会导致人力资源的阶段性闲置。
因此，如何精确地将员工休假计划与企业的业务节奏进行同步匹配，确保关键节点产能不失，同时避免资源浪费，是太古可口可乐人力资源管理面临的核心战略性难题。
总之，年假的不合理安排会让企业长期陷入“合规风险增加”与“业务效率受损”的双重困境之中。这促使太古可口可乐寻求一种既能保障员工休假权利，又能服务于企业战略运营的全新解决方案。
兼具弹性与规划性的
「智能年假管理」
为应对上述挑战，太古可口可乐引入了盖雅智能审批中的“智能年假”解决方案，并在其现有考勤排班、额度累计、工作流及消息平台等模块的基础上进行了深度开发与整合。
该方案的核心在于“AI建议”与“系统规则”的结合，构建了一个兼具弹性与规划性的年假执行机制。
AI驱动的年假规划，
确保业务的正常运转
在每年年初，系统便开始介入规划流程。基于企业预设的业务规划、生产排班数据以及严格的休假规则，AI模型会主动为每位员工提供一份个性化且符合业务需求的年假建议。例如，它会避开预期的生产高峰，并将假期分散安排在生产相对平稳的月份。
这一步骤将年假管理从员工的“被动申请”转变为系统的“主动规划”，从源头上解决了员工拖延休假或集中休假的问题。
图/产品示意图，非企业实际情况，仅供参考
“半强制”执行机制，确保年假清零
方案的关键创新在于其“半强制”的执行机制，旨在实现“AI托底，确保年假被休完”的目标。与此同时，员工被赋予充分的选择权：他们可以选择采纳系统AI生成的建议，或根据个人意愿提交自主的年假申请。
同时，系统也设定了一个明确的截止日期作为约束，在截止期前，系统会反复提醒员工关注或调整其休假安排。
如果员工在规定截止日期前仍未完成年假计划的提交，系统将自动依据预设规则，将AI生成的休假建议转为正式的年假申请并提交审批。这种半强制的执行规划，确保了所有员工的年假都能在年内完成规划和使用，从而从根本上消除了未休年假补偿金的产生。
图/产品示意图，非企业实际情况，仅供参考
保留员工的灵活修正权与管理层最终决策权
尽管系统具有强制性，但它充分考虑到了员工对假期的个人需求。针对员工可能对AI安排的时间不满意的情况，系统允许员工使用“修正请假”功能进行调整。修正必须遵循“一换一”原则，即只能替换同等天数的假期到其他时段，确保员工不会通过修改来部分取消或增加未休年假额度。
此外，系统提供的AI规划和不通过建议，始终只是一种参考。例如，AI可能基于排班冲突建议不批准某个申请，但主管仍可以出于管理上的灵活性和特殊情况予以人工批准。
总之，责任和决策权仍保留在主管手中，系统只提供智能化的数据支持和流程推动，不替代人性的管理决策。
图/产品示意图，非企业实际情况，仅供参考
AI驱动，员工体验与业务运转的精妙平衡
太古可口可乐实施智能年假规划方案后，实现了多维度的显著价值。
在合规方面，有效杜绝了因员工未休完年假而产生的用工合规风险；在员工体验方面，减少了员工休假计划因业务需求被临时取消的情况；在业务层面，通过AI与业务周期的同步规划，确保了人力资源在淡旺季的合理配置，保障了关键业务的持续、高效运转。
太古可口可乐也用实践展现了AI在大型企业复杂运营管理中释放潜力。它证明了通过构建兼具智能化、柔性和刚性规则的系统，企业能够优雅地解决合规、体验和效率之间的冲突，让年假管理从一个风险点转变为优化运营的杠杆。
关于盖雅工场
盖雅工场专注于解决企业在劳动用工方面的四大问题：「需要多少人」「实际多少人」「干得怎么样」「怎样找到人」，利用科技手段预测劳动力需求并排班，优化调度劳动力安排并补充灵活劳动力，管理多样化劳动力队伍的出勤与时间，分析并提升劳动力效率与销售效能，同时连接劳动力市场中的企业与一线员工，实现降本增效、满意合规。
目前，盖雅工场的客户分布在全球33个国家与地区，每天，全球1,800余家客户的700余万员工使用盖雅提供的实时考勤、智能排班、精益工时、技能管理、激励性薪酬等数字化服务。
劳动力管理，盖雅搞得定。
