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探秘巧克力工厂|让员工在不同产线流动共享,人效提升这事儿也没那么难
盖雅2024 年 1 月 25 日

进入12月份,缤纷的节日接踵而来。在各种庆祝中,巧克力必然不会缺席。

今天要与大家分享的这家成立于1946年的巧克力集团在中国设立的工厂(下文简称F工厂)因此也即将步入生产旺季。

随之而来的是他们在蓝领用工管理方面的挑战。

一方面,一线蓝领的人效和管理效率直接影响着工厂的产能和收益;另一方面,F集团对蓝领工时的均衡性有着非常标准的管控。这意味着,工厂既要保证业务生产,还要遵守集团的工时均衡和人效管控的要求。

鱼和熊掌如何兼得呢?

近期,在与F工厂合作开发智造排班的项目过程中,我们了解到他们的应对方案是:让蓝领员工在不同车间、不同产线和不同岗位上实现人才流动与共享。


不同产线,旱涝不均

旱涝不均这是F工厂目前面临最大的挑战。

在项目实施过程中,我们浏览了目前F工厂的工时系统中的数据,发现有些员工一个月的工时可以达到250个小时,而有些却连150小时都达不到。这无疑与F工厂的工时均衡原则相违背。

除此之外,因工时不够均衡导致员工间收入差距拉大,容易引发员工不满,进而会影响员工稳定性。

图/员工排班工时报表按时间分析


看似简单的工时不均衡问题,背后的影响因素却错综复杂。

首先,不同产线的生产存在淡旺季。

正如文章开头所述,各类节日往往是巧克力的需求高峰,因此工厂生产本身存在淡旺季,而且不同产品线的忙闲周期也不同,例如,A品系列的需求高峰是在9-12月,B系列产品的需求则相对稳定。”

这意味着在同一时间周期内,不同产线员工的繁忙程度也存在差异,A产线缺人,而B产线的员工却冗余,旱涝不均。虽然现在也有相互支援的机制,但仍存在较大人为因素,改进空间很大。

其次,排班管理的时效性和计划性也有进一步提升空间。

据悉,在F工厂原先的排班系统中,但数据并不是实时的,通常都是手动排班后,将已发生的排班情况录入系统中,主打一个记录和存储,排班本身应该具有的计划性完全丧失了。

与此类似,员工已经休假结束了,但流程还没走完,假勤审批主要是流程,没有与实际生产需求相结合。”

这也暴露了另一问题,即排班以人的主观性为主。

其三,排班过度依赖人脑的主观性。

在目前情况下,面对各种突发性的请假,排班经理往往优先考虑当下的生产需求和他熟悉的人选,谁最适合什么岗位,也完全依据经理的判断。

这导致结果是:某个被认为合适的人,工时被安排的最多,而不在排班经理视线范围内的人则被忽视了,这进一步加剧了工时分配的不均衡性——即使同一产线的员工,每月的工时都可能差异巨大。

当HR问及为什么A员工与B员工每月的工时会差距100个小时时,答案是:这个岗位只有A能胜任。

但事实真是如此吗?如果继续追问:这个岗位只有A能干吗?其他产线有人可以支援吗?答案是可以。

但问题是,过来支援的员工的技能并没有本岗位员工的技能强,同时,过来支援的员工在自己的产线也承担了重要的工作,技能和时间很难协调。

实际执行过程中,他们意识到,人脑储存的信息有限,无法准确及时掌握每位员工所掌握的技能更新情况、时间的可用性,以及其他的合规管理规则等。

图源/pexels

正是在这种情况下,F工厂意识到,WFM系统绝不只是上个考勤系统就结束了,它的使命不止于此,更大的价值应在于帮助企业提高人效和工时效率,让产线的用工安排更加科学合理。

因此在考勤系统上线之后,他们紧接着启动了智能排班项目,希望通过智能排班将员工的技能与排班打通,进一步优化不同产线的共享排班。


通过智能排班,

让多技能员工人尽其用

共享排班的关键前提是员工的技能能够胜任另一产线的岗位,否则名为支援,实为拖后腿

所以,在规划智能排班的同期,F工厂的HR部门也启动了工厂多技能员工的激励和培养计划。

激励牵引,培养多技能员工

首先,为让员工充分理解跨产线支援和多技能培养的重要性,F工厂从员工视角制定了相应的激励计划。首先,拥有多技能的员工在晋升评估时会被优先考虑;其次,跨产线支援的员工也将获得“支援奖金”。

通过这些激励,企业想让员工意识到:收入增长并非只依赖于多劳多得,而是要具备多技能,收入才更能得到保证。

多技能认证,跨产线共享用工

进一步,为满足共享排班的需求,F工厂设定了多技能员工培养的关键目标,即是让关键岗位的储备率提升到30%,保证每个关键岗位有1-2位可支援人员。

技能培养主要由几个车间主导和验证。员工获得相关的技能证书,或是通过师带徒的方式掌握技能并能独立上岗后,HR会收到通知并将技能更新进人才发展系统。

人才系统的数据反馈至排班系统后,系统自动排班过程中便会根据不同产线员工的技能掌握情况、工时累计情况等规则的加权计算排班优先级,实现共享排班。进而缩小不同产线、不同车间,以及不同员工的工时差距,让工时更均衡。

数据报告实时校验,实现工时均衡

为更直观地了解员工多技能发展状况和工时均衡状况,在智能排班系统中,该企业特别加入了按岗位的员工月度排班报告。通过报告反馈的数据,HR可以直观地了解员工在哪些岗位工作过(侧面反应掌握的技能状况)、每个岗位的工作时间长短(侧面反应岗位工时累计情况,为员工发展、晋升和技能熟练度评估提供参考)、以及不同员工的总工时差距(侧面反应员工工时均衡状况,多技能发展是否真的促进了产线共享用工)。

图/员工排班工时报表按岗位分析

总之,多技能员工的发展认证与智能排班相辅相成,管理支撑与数字化技术加持让产线共享排班的覆盖率得以进一步提升,而后其他收益自然水到渠成。

伴随着技能管理和排班系统的齐头并进,F集团将会继续跟踪蓝领员工的多技能发展状况,以及关键岗位的员工储备率。

伴随智能排班的深入运用,他们也会持续关注人效提升和员工工时均衡的数据情况。未来,我们将与他们一同见证新的可能。


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