人力资源共享中心模式下的人力资源管理云平台
WFM盖雅工场2015年9月1日

作者:Tony Yang

 

最近,一家主要生产空气滤清器、机油滤清器、燃油电喷滤清器等产品的一家意大利国内全资子公司的HRONE系统成功上线,该公司产品除满足国内市场的需求外,还出口远销到欧洲、北美、日本和澳大利亚等海外市场,他的主要客户有一汽,一汽大众,上海通用等国际国内大型车企。

 

目前,该企业在国内有四家工厂,总体人员规模在2500人左右,整体人力资源管理实行面向客户的HR架构,即人力资源管理整体架构分为三个层次,人力资源专家(Human Resources Specialist,HRS)、人力资源业务合作伙伴(HR Business Partner,HRBP)以及人力资源共享服务中心(HR Shared Service Center,HRSSC)。在这个HR管理工具实施项目中,与项目团队合作密切的,主要是两个部分:一部分是面对业务部门的HR客户经理,即HRBP,他们直接进驻到业务部门开展HR工作;另一部分为共享服务中心中支援HRBP的支持组,他们的职责包括日常的薪酬福利操作、招聘渠道建设以及公司级培训项目支援等。由于HRSSC的业务支持组已经解决了大部分事务性的工作,HRBP可以专注于为业务部门提供“一站式”的人力资源解决方案服务。

 

关于该企业面向客户的HR架构的操作模式,是实行“HR代表型”,即HRBP是由人力资源部派驻到各业务单元的,其考核关系隶属于人力资源部,HRBP在业务上帮助业务经理进行相应的HR工作,但是其考核关系、晋升/调动关系、领导关系等则由集团人力资源部统一管理。

为了与面向客户的HR管理思路匹配,该企业这次通过选型,最后决定选择盖雅工场作为合作伙伴,通过其成熟的HRONE管理云服务平台来实现工具支持,更好的为日常的HR工作进行效率提升与流程优化。

那么在HR共享服务中心模式下,为什么云服务的人力资源管理平台更适合?

 

1.IT管理

 

网络架构

该企业的四个工厂虽然部分在全国四个地区,但内部网络通过专线实现了整个企业互联的内部局域网部署,但是实际情况中,运行在局域网内的并不仅仅是HR系统,相对而言,由于期望实现实时自动的考勤管理,局域网的数据连接反而可能造成其他应用系统的带宽压力,所以在项目需求访谈的初期,盖雅工场项目团队建议客户考虑将HR系统整体迁移到云服务平台,来彻底避免由于内部网络专线速度造成的带宽与网速困扰。在云端的服务器中,该公司使用的还是一套系统,各地的用户通过网络接入互联网,直接进行云端数据的操作。

硬件部署

该企业使用了盖雅860考勤机,盖雅绝大多数客户都使用了这款设备,该设备具有小巧、做工精良、稳定等特点,由于盖雅工场专门为自己的考勤设备进行韧件的开发,这款设备本身可以直接与盖雅HRONE云服务平台进行自动实时通讯,相对于与其他设备需要通过专门的接口业务来整合数据而言,拥有非常好的稳定性。

目前,该企业为四家工厂总共部署了约30台860考勤机,并实现了考勤人员信息的主动交流推送,即在A工厂工作的员工到B工厂出差,也可进行考勤,减少了月底HRBP很多的考勤异常处理工作量。
由于内置了盖雅工场专门研发的软件,盖雅工场的考勤设备与云端服务器的交互非常稳定,在可考勤人员名单推送、服务器授时、刷卡数据收取同步等方面具有较高的效率,并且这些动作是实时、自动的。

数据安全

 

虽然已经到了云服务与云计算大爆炸的时代,但是依然可能有企业对云服务模式还是相对陌生,数据安全怎么保证,尤其是把薪酬数据上传到云端,会不会泄漏?传输的过程安不安全?这是企业客户常见的担忧。
盖雅工场有专门的团队和平台合作伙伴一同实现部署盖雅客户考勤系统的部署,在数据加密、灾难恢复等方面拥有丰富的经验,盖雅工场通过多种方式来确保客户的数据安全。

 

2.业务分布与执行

 

员工主数据管理

员工主数据管理(即员工花名册管理)往往是人力资源管理的基础,有了统一标准的主数据管理平台,才能进行接下来相应的业务管理,盖雅工场在项目启动前期了解到该企业四个工厂管理的员工数据并未统一管理,维护数据的标准不一致,于是在项目的初期阶段,盖雅项目组投入了大量的时间与客户一起梳理,最终,四个工厂的员工主数据字段,维护标准也趋于一致,这也为项目成功上线打下了基础。

集团组织架构管理

与主数据一样,该企业的组织架构也由共享中心统一发布,在盖雅HRONE云平台中组织架构主要为员工归属、权限控制以及汇报对象管理提供作用。

在四家工厂,都存在相应的职能部门,尤其是HR部门,有相应的HRBP经理以及HRBP,他们在集团人力资源总监的统一领导下管理各个工厂的人事以及考勤业务。

员工考勤管理

有了完备的员工基础数据以及组织架构,各个工厂的HRBP对本工厂的考勤负责,由于该企业在上线HRONE云平台前并没有系统来管理员工考勤,另外也因为薪资计算由共享中心的同事计算,无法及时了解每一个工厂的具体实际考勤数据,往往由各个工厂的HRBP手工提交到共享中心,在这之中,可能存在的员工的加班虚报、迟到早退现象非常严重,每年造成的成本浪费非常大。

HRONE云平台上线后,根据角色层级设定权限,规定了各个工厂HRBP的职责,自动实时获取了员工们准确的考勤数据并自动匹配排班计算生成员工的各类工时结果以及出勤异常,即使在共享中心模式下,系统也能很好的监控各个工厂的考勤现状。

员工薪资管理

有了准确的考勤数据,就等于完成了一半的薪资计算,上文提到,该企业使用共享中心的同事来计算员工薪资。
过往,每个月到了薪资计算日,共享中心的服务同事各种电话催促各个工厂的考勤报表,偶尔因为考勤报表提交不及时而发生工资晚发的情况,甚至还会发错。
由于HRONE云平台中的考勤结果是实时计算生成的,目前集团也设定了考勤关闭日,在工资计算前,考勤必须关闭,所以这样就要求各个工厂的HRBP以及考勤员平时要通过云平台的实时异常提示来及时处理员工异常以及确认其考勤工作的完成,通过这种业务要求与系统的双重控制,目前共享中心的同事每个月只需要每个月在规定的日期关闭员工考勤然后使用HRONE薪资模块一键薪资计算,在大大减少了他们的工作量的情况下,薪资计算也变得非常准确。

在人力资源共享中心模式下的人力资源系统管理,尤其是考勤管理,盖雅工场探索出了一套行之有效的方案,通过云服务的平台,让各个地点的多个HR角色进行接入,获取其需要的业务数据完成业务操作后进行提交,系统自动进行计算处理帮助企业发现问题解决问题完成业务。实际上,好的业务流程需要对的工具来支持,好的工具需要标准的业务流程的配合,只有这样,才能发挥系统的最大作用,希望更多的企业能够选择盖雅的云服务方案。
我们准备好了,你们呢?

 

盖雅工场®,大中华地区劳动力管理软件领先品牌,团队始终专注于为企业提供革新智能的劳动力管理云平台的研发和服务,通过领先的劳动力管理云平台以及优质高效的服务能力,为众多中大型劳动力密集型企业解决复杂考勤、智能排班、精益工时、劳动力优化等业务需求,最终帮助企业提升劳动力管理的核心竞争力。

目前,盖雅®HR ONE®劳动力管理系统已成功地应用在国内外上百家企业的日常劳动力管理中,成为企业劳动力管理的核心数据平台和流程平台。无论企业如何发展和变化,盖雅®HR ONE®系统秉承”Lean Your Workforce & Simplify Your Work!”的设计理念和宗旨为企业的高速发展竭诚服务。

更多信息请访问盖雅工场®网站:http://www.GaiaWorks.cn

 

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