劳动力管理之电子合同篇|关于电子合同,你该知道的事
WFM盖雅工场2018年7月16日

随着互联网普及与发展,企业用工需求显现出阶段性、临时性、批量化特点,灵活用工应运而生。与此同时,企业也面临着大量的合同压力、入离职手续压力,如果企业全国门店分布分散的话,高额的合同文件快递费用也是一项不小的成本。所幸,哪儿有问题,哪儿就有解决方法。

 

「电子合同,将成为劳动力结构重构、灵活用工环境下企业优化合同签核与入离职效率流程的安全高效的方案。」

 

 

企业劳动力管理中,人事、考勤、薪酬都是涉及员工签署的常见业务。从员工入职前的offer协议到入职后的员工手册、劳动合同、保密协议的签订,考勤管理中的请休假申请、加班申请、考勤异常申诉到工时确认,再到薪资确认等一系列的流程,都是中大型企业管理效率提升的着力点。

 

传统合同与电子合同的比较:

 

传统合同电子合同
仓储成本高,需要对签订的合同及凭证留存档,需要大量纸张与空间无需用纸,全部有第三方平台保管,自动生成备份,不占空间
人力资源浪费,需要大量人力审核合同充分利用,一份合同只需流程上的操作者操作即可完成
快递费用无需邮寄,全部在PC或移动端完成
安全性低,需要派专人保管,合同量大的情况下,容易丢失和泄露高,专业第三方电子签名平台有专门的CA电子签名证书、eID身份认证、防篡改、第三方取时需要多重认证
工作效率低,签署量大,频率高,签约周期长高,协同办公,各方都可在移动端或PC端实时完成操作
管理后续管理繁琐,大量合同挤压无有序保管,难以追溯且容易丢失有序,所有合同均由第三方平台保管,操作系统方便,能轻易追溯
法律效力受合同法等法律保护合同法、电子签名法等法律规定电子合同与传统合同有等同的法律效力

 

通过以上对传统合同与电子合同的比较,我们可以看到电子合同在提升业务流程效率方面的显著优势。企业HR部门如果想要立项上电子合同,可能会受到来自以下几方的“拷问”。K姐动用了盖雅学院专家团的资源,为大家带来应对这些常见问题的解答。

 

A:哪些法律承认电子合同的合法性和法律效力?

《中华人民共和国合同法》第十,十一条

数据电文和纸面合同一样,是书面形式的一种,具备相同的法律效力。

 

《中华人民共和国电子签名法》第十三,十四条

第十三条电子签名同时符合下列条件的,视为可靠的电子签名:

(一)电子签名制作数据用于电子签名时,属于电子签名人专有

(二)签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制;  →合同主体可信

(三)签署后对电子签名的任何改动能够被发现;  →签署行为真实有效

(四)签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。  →结果不可篡改

当事人也可以选择使用符合其约定的可靠条件的电子签名。

第十四条可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。

 

B:如何确保合同内容不被篡改?

所有电子合同上产生的更改数据和时间戳都会被记录下来,确保签约结果不被篡改或篡改可发现,任何合同涉及方用Adobe打开电子合同文档都将显示实时校验数据。

 

C:如何校验合同为本人签署?

用户的账户通过实名认证之后才会为其申请证书,在其电子签名中会包含其本人的数字证书,在司法上可以直接被认定是本人签署。

其他几种方式确保本人签署:

①签署时须校验签约密码和短信验证码,签约密码为本人在注册时设置,短信验证码是发送到账户对应的手机上,具有双重保障;

②可以通过生物识别技术,如刷脸;或签约时拍照上传(照片附到合同附页)等,进一步加强签约行为的验证。

 

D: 如何保证数据安全性

数据传输采用https加密,提供AES256位加密技术,所有的客户文档均被加密以确保机密性,并对加密后的文档进行碎片化存储;对用户的敏感信息会进行脱敏处理;KMC三层密钥管理体系,确保用户密钥的安全性。

 

E:如果需要将电子合同打印出来,那么此打印件也具有相应的法律效力吗?

纸质合同与电子合同的打印件、复印件、扫描件在法律上的效力是一致的。

首先需要区分下情况,如果打印件有加盖双方的印章,则可视其为原件;如果没有加盖,则法律上对于复印件、扫描件的效力的定义为:如若能证明复印件、扫描件与原件一致,则复印件和扫描件是具有法律效力的,如果不能则不具法律效力。

这项规定对于电子合同和纸质合同是一样的,但因为电子合同的原件和对应证据是保管在有资质的的第三方(上上签)和公证处的,所以如果要提供原件比对,会更为方便。

 

F:目前在人事上,有哪些公司已经在使用电子合同了的?

万宝盛华、美团、东软、吉利汽车等,还有大量的人事外包公司将劳务派遣等合同都已电子化。

 

作为亚太劳动力管理领域的品牌,盖雅工场结合真实客户需求和业务场景,携手电子签名领域领跑者——上上签推出了适用于HR领域的电子签核方案。企业、员工均可通过Gaia Mobile APP进行实名认证,入职流程完成后,进行合同签署;员工可在考勤员工可在考勤期末可通过APP自助查看本月考勤记录,确认数据没有问题,通过电子签核的方式签署了本月考勤表,存档系统。

 

 

盖雅工场劳动力管理+电子签核解决方案可以为企业带来以下效益:每年节约9%加班成本、降低签约50%-90%相关成本,提升70%沟通效率,节省90%HR手工工作,提升安全性等。

 

如果学友们有对电子合同或盖雅工场劳动力管理+电子签核解决方案有其他问题

欢迎致电:400-666-7866

或加小雅微信( gaiaworksmarketing )

 

下一篇 文章
案例丨高品质劳动力管理,助力生鲜智慧零售破局
盖雅工场
劳动力管理系统
我们始终关注劳动力管理领域,时刻为您创造劳动力管理价值
体验DEMO演示

相关产品推荐