首页 /盖雅观点 / 3位“资深”居家办公人,一起聊了聊关于居家的痛与乐

3位“资深”居家办公人,一起聊了聊关于居家的痛与乐
盖雅2022 年 04 月 24 日

 点击上方“盖雅学苑”关注公众号

回复“1”领取盖雅学苑精选文章期刊《激活》

 

文|盖雅学苑

这是盖雅学苑第357篇原创图文

本文共5442字,建议收藏后阅读

2022年的春季,疫情也“花开”至各地。外出受限、快递停运、每日抢菜,每个人的生活或多或少都受到了影响。

对于那些受疫情影响较为严重的城市而言,居家办公成为了诸多公司的优选。但在居家办公期间,如何可以更好地进行人力资源管理呢?

3月23日下午16:30,盖雅学苑邀请杨昕亮和葛弘斐做客直播间,连线聊了聊《居家办公中的人力资源管理》。





居家办公,让工作更难了吗?

周婧婧

从个人感受出发,对居家办公的态度如何?

刚开始很开心,但居家一周后,工作状态和心态都发生了变化

葛弘斐

1、工作效率下降:拖延症明显出现了,一天到晚坐在电脑前,却每天都要忙到十一二点,之前最忙的时候也不会这么晚。

2、工作生活互相扰乱:孩子可能会影响或打断当下的工作。没了公司食堂后,需要花更多时间解决“吃什么”的问题。

3、团队沟通时效性变低:只能依赖于线上会议进行一些必要的交流,缺少随时随地的沟通。

4、个人心态发生变化:基本与外界“隔绝”,很容易思考过度,出现焦虑或抑郁的情绪。

不过现在,疫情反复让居家的时间再次延长,我的心态也从一开始的无奈转变为接受它成为常态。相信在未来,居家办公也会是一种可以探索的混合办公方式。


居家办公于我而言利弊共存

杨昕亮

利在于它灵活度更高,比如我时常需要在晚上和在欧美的同事交流沟通,居家办公期间,第二天就可以多休息一会,晚一些进入工作,时差对作息和工作的影响随之减弱。

弊在于它存在很大的不确定性,我们无法预估居家的时长,这种被迫的选择,会让很多工作的方向也更加难抉择。




周婧婧

从个人工作效率的保证、公司团队管理和效能的角度看,居家办公的最大挑战是什么?

团队连接、协作效率都有影响,工作和生活也会难以分割

杨昕亮

1、团队连接无形中被削弱。因为线上交流必须提前预约时间、进行比较正式的沟通,很难看到完整的肢体语言。相比之下,有利于增进连接的非正式沟通在减少,我们无法在茶水或午饭时寒暄问候。

2、协作效率也会降低。过去我们在线下可以直接进行共创讨论的事情,现在转变为线上来做,不方便,效率也不高。

3、缺少明确的工作生活的时间分割线,无形中工作时间无限延长。


除了效率受到影响,工作体验也会打折扣

葛弘斐

1、管理效率下降。这和杨老师有些共鸣,线下办公时,和邻座的同事直接交流,或茶水间说两句,就可以快速完成信息传递、达成共识,居家办公无法有这样的效果。

2、工作成就感下降。线下办公时,一个idea会得到同事当面点赞,但居家办公就缺少这方面的随意性,线上开会很难刻意去为谁点赞,大家的工作成就感很可能会减弱或消失。

3、身体健康指数下降。在办公室,我们会去茶水间、厕所、食堂,午饭后还可以附近走一走聊一聊。但居家办公后,活动空间受限,隐形运动大幅度减少。因此我们团队成员还有个约定——疫情好转、回到公司上班时,要“不涨一斤地出现”。

周婧婧

从HR的角度,可以做些什么帮大家一起面对长期居家办公的挑战?

加强交流和互动、分享优秀案例、总结经验

杨昕亮

我们HR会主动发起、促进、引导同事之间的协作交流和互动。因为居家办公期间,业务团队可能顾不上员工的互动连接,HR要主动介入去填补这个空白,比如线上打卡互动。

HR也可以分享线上团队协作优秀案例。在业务团队内部分享一些好的最佳实践,呈现有效的在线团队合作是什么样?团队leader如何远程管理下级的?

同时,如果疫情反复,居家成为常态,我们就需要总结和明确方案,保证我们能够快速应对。例如哪些工作可以远程实现,哪些必须线下操作?明确后,再制定对应的管理方案,未来如果需要居家办公,一切就有据可循。


传递正能量的同时,提供一些工具和方法

葛弘斐

我们HR首先是正能量的传播者,外部小道消息可能会影响员工情绪,也可能会影响公司形象。HR需要承担文化传递的责任,快速制止员工的谣言,及时发布正确的消息。

其次,HR要成为高效办公管理工具的提供者。HR要提供一些高效协同办公工具,推动使用。一些课程、讲座也要跟上,例如通过讲座等方式,分享提高个人工作效率的方法。
点击查看直播原视频




居家状态下,如何管好自己和团队?

周婧婧

人都是有惰性的,居家办公很考验自我管理能力,两位老师有方法分享吗?

从自我管理的角度,要营造办公氛围、制定工作计划、做好时间管理

葛弘斐

我自己首先会比较注重的是营造办公氛围,办公环境要舒适、正式,给自己仪式感,与生活切割。比如在书房,或在有明亮光线的桌前;上午开始工作前要吃早饭;女生化个妆,男生洗把脸刮刮胡子,让自己精神起来。

其次,要做好每日工作计划,早上列好今日必须完成哪几件事,并且在完成工作后也进行记录。虽然老板没有要求我们写工作日报,但居家办公时我会记录下自己每天都干了什么,避免一天结束后浑浑噩噩。

另外,一定做好时间管理,尽量在8小时内完成自己所有的工作,不要无限往后延。我利用最经典的那种番茄时钟的方法,买了一个半小时沙漏,半个小时内只干一件事,尽量不被其他事情所干扰。休息结束后再进入下一个专注的半小时。


从团队管理的角度,则要细化工作进度、善用线上工具、制定沟通计划

葛弘斐

我首先建议,把工作项目进度细化到每天。过去我们一个项目,只有到重要的时间截点才会沟通,因为每天都在一起随时可以沟通进度。需要现在会细化到每天,这样负责人才可以更好地掌握工作进度,团队也能更好地协同。

其次,我们要善用线上工具,例如teams可以开会、分享自己每天的工作计划;微信中的鹅打卡可以进行锻炼打卡。通过这些工具,让我们工作和生活都变得更加有规律、更加高效。

另外,我们需要提前制定沟通计划,线下办公时有些小的问题口头沟通就够了,但居家办公时候,需要我们规划何时与领导汇报、何时与团队沟通、何时对外沟通。


必要的技术支持、会议5分钟原则、成立非正式社团,用一套组合拳将灵活办公变为日常

杨昕亮

我们从2020年四五月的时候,就开始尝试把灵活办公的机制明确下来,通过两年的时间我们也积累了一些经验,分享给大家。

技术支持:比如使用teams来进行在线协作。借助公司日历共享工作计划,无论是团队的合作,还是个人工作计划,都尽可能在日历上标注。这样同事就可以知道你的状态,什么时候找你更合适。

5分钟原则:如果约了整点会议,我们通常会晚5分钟再开始。这样如果前一个会议整点结束的话,大家就有时间倒杯水、上个厕所,有休息时间。

非正式社团:线下办公时要么是直系经理带团队,要么项目经理带团队。居家办公期间我们增加很多非正式社团机制,比如持续改善社团、创新社团,为大家营造团队氛围、创造协作机会,减少居家的孤独感。还会有锻炼打卡等各种各样的社团,大家互相提醒、互相鼓励。

将灵活办公变为日常:疫情再次爆发前,我们就鼓励员工每周可以选择居家办公两天。大家可以在企业微信和邮箱状态上标明自己今天的状态,是在家、在办公室,还是外出。比如我固定周一和周五在家。不过,一个团队内部也需要保持统一的节奏,在固定的时间所有人都要在办公室,避免出现“你在我不在,我在他不在”的情况。当然也会通过一些机制的设定,来避免团队间出现太大的差异,或是彻底放羊。

玛氏伙伴基本都很适应灵活办公,最近全国多个地方都有疫情,大家能自发进入居家办公模式,不需要HR再告诉大家应该怎么办。

周婧婧

居家办公后,团队leader到底该严管还是松管呢?管松了,不知道团队伙伴有没有在状态;管严了又怕干涉太细让大家觉得不舒服,适得其反。

管理人性不能太过绝对

葛弘斐

疫情下,老板因生产、业务目标受影响而心里没底,对下属也会产生管控欲望,这种心情我能理解。

但管严还是管松,归根结底是管理人性,如果你相信人性本善,你就会相信员工没有监督的情况下,也能一天工作8小时,甚至超额完成任务。如果你相信人性本恶,那就需要通过做日报、周报、月报等方式来严加管理。

疫情下,管理者也要放平心态,指定结果只要达成了,过程中需要多少时间,由员工自己灵活自主地决定。

换个角度想,居家办公也是我们管理者纠正调整管理习惯的时机

杨昕亮

过去我们可以通过低效的监督来完成管理,但是现在紧盯每个员工的表现,是不现实的,这就倒逼我们如何用合理的管理方式促成团队绩效,疫情出现到现在已经两年了,我相信大家已经做过很多尝试了。

我们应当多和员工进行更多个人层面的交流和关怀。线下办公时,管理者直接可以看到员工状态——谁高兴、谁不高兴,都能随时聊一聊。但远程办公看不到了。所以需要管理者主动、定期和员工沟通,一对一或一对多。这个沟通不是工作汇报,更多是关心对方状态如何、感受如何,有什么需要帮忙。用这种方式让员工知道老板在我身边,缓解居家办公的孤独感。

另外,我认为在线上沟通时,我们要尽可能视频沟通,保证看到对方的状态。在20年疫情初期,大家都不习惯开摄像头,老板说了很多但没人回应,只有必须发言时才会开话筒说句“同意”。后来我们鼓励打开摄像头,效果完全改变,大家会更有在一起的氛围。

点击查看直播原视频






疫情下心绪难平,如何帮助员工自救?


周婧婧

多数人居家办公期间,受外部大环境的影响,会变得焦虑。作为HR或管理者,可以如何疏导大家的这种情绪和压力呢?

借助线上活动增强团队链接

杨昕亮

HR可以发起一些线上打卡活动,我们公司有个活动叫“绿色行动”,每年持续两个月,鼓励大家打破部门壁垒,自由地和同事们组成10人左右的队伍,一起健身打卡。每周有不同的打卡主题,如每天走一万步、健身30分钟、用餐情况等。

类似的活动让大家和工作团队之外的同事建立连接,也让大家互相督促、激励、关注身心健康。也可以帮助大家养成好的习惯,通常活动周期结束后,大家还会坚持健身。

寻找专业人士缓解压力

葛弘斐

这次疫情导致我们不得不居家办公,对我们来说是有些突如其来的。我们紧急开设了心理咨询频道,员工和员工的家属都可以免费去做心理咨询,让心理咨询师1V1去舒缓员工居家办公所带来的内心焦虑。同时也开设了几场讲座,例如居家办公如何同步带好孩子、如何缓解亲子关系等。

因疫情,我最近在工作生活上也面对了很多挑战。我在3月写了篇文章,分享了怎么应对这种心理压力,现在正好也分享给大家。点击阅读原文)

周婧婧



周婧婧

居家办公时,是否会被孩子、宠物等影响工作呢?

一定会有影响,坦然接受即可

杨昕亮

居家办公后,孩子确实会影响工作,不过我从经验丰富的欧美同事那里学到了一些经验。

过去,假如我正在进行视频会议,孩子突然跑进来进入摄像头,我会很紧张,觉得不礼貌、很糟糕。但欧美同事会很放松,如果孩子进入摄像头,那就干脆让她同事打个招呼,孩子好奇心得到了满足就会离开,家长们用几秒钟解决了问题,也不会影响工作。

现在我的同事们都知道我女儿长什么样,这还会增加和同事之间的亲切感和话题感,增强团队连接,他们也会和我分享他们的孩子。团队的负责人要以身作则,把这些事情都看淡一些,会起到舒缓压力的效果。

对于团队负责人来说,与其持续强调大家在家也要好好工作,不如把自己和团队真实的一面暴露给大家,这样更有利于增加团队连接。

周婧婧

点击查看直播原视频




周婧婧

其实“共享脆弱”对于企业文化、领导者管理来说也是一个新的要求和思路。关于“共享脆弱”,两位有没有什么故事或感触想要分享?

互相展示脆弱,团队之间的信任度也会加强,对团队负责人的认可度也会提升

杨昕亮

要听对方讲,而不是只追着他干活。

从上级主管或经理的角度来讲,不要期待自己可以帮下属解决所有的问题,不要对自己有过高的要求,把自己角色放在倾听和理解上,而不是“我告诉你这件事要怎么做”,隔着屏幕指挥下属做好每个细节也是做不到的。只要让对方把自己的情绪表达出来,就会有一个积极的效果。

比如我和美国的同事开会开太晚了,我会和团队同事说,第二天早上你们不要找我,我肯定在睡觉;我也会和同事们说最近孩子不好好学习;在进行团队会议的时候,也会留出专门的时间来,让大家讲自己的近况和感受。


坦然接受负面影响,做好能做的

葛弘斐

的确,疫情对自己是有影响的,居家办公也是有影响的,追求完美的心态该放一放,做不到就是做不到。同时,需要及时去找一些补救方案,在可以的范围内把事情做到最好。

周婧婧

对于被迫居家办公的职场人们,两位老师有什么话想说?

希望大家可以把居家办公当做黑天鹅

葛弘斐

在2020年疫情刚爆发的时候,有些公司或个人趁着的线上的浪潮,把事业做的很好。大家如果突发事件都当做一个契机,说不定疫情期间因为居家办公,可以有新突破。

当我们把个人精力用在做一些正向的事情,就会发现之前很多的问题就迎刃而解了。就像我在居家办公后,每天会多出两个小时原本的通勤时间,用来干其他的事情,或者是陪伴家人,也可以做更多的个人积累和输出。


希望大家积极养成新办公习惯

杨昕亮

居家办公时,我们很容易无限制地延长工作时间,工作效率会下降,这对身心健康会产生很大影响。我们可以去开发一些在家里可以去做的活动或习惯(如健身、看书等),用这些事情激励我们更合理地管理时间。像我在家期间会自己去学了做咖啡,也是不错的体验。


希望大家可以慢下来去感受生活

周婧婧

疫情让我们被迫慢了下来,但也恰恰是慢了下来,我们反而能够去倾听、发现身边的人和事,这个时候你才能够去体会到人和事之间的连接感。如果不能改变的话,就去接受它,然后再想想可以做些什么事情让情况更好。


盖雅学苑是以公益为发心的人力资源知识输出和交流平台,我们属于盖雅工场。
盖雅工场劳动力管理云产品更多介绍:www.gaiaworks.cn
免费领取劳动力管理地图
1700+的痛点场景重现和典范实践咨询热线 400-629-6868

扫码了解更多

免费领取劳动力管理地图
1700+的痛点场景重现和典范实践

扫码了解更多

上一篇 文章
HR可分享给员工的「抗疫完全手册」
如今,我们正面临着抗击新冠肺炎疫情的重大挑战。 而互联网时代...
下一篇 文章
员工激励时效滞后、效果差?福利积分让激励更有效!
降低用工成本的同时改善员工体验,成为后疫情时代很多行业的共同...
我们始终关注劳动力管理领域,时刻为您创造劳动力管理价值
体验 DEMO 演示
产品推荐
智能排班
算法云实现多种优化目标,数据洞察助力企业转型决策,开箱即用
了解详情
实时考勤
数据实时准确,异常自动校验,让复杂考勤变得更简单、更省钱
了解详情
精益工时
精确追踪工时控制劳动力成本,打开工厂绩效的黑盒子,透明可视
了解详情
销售绩效
优化销售队伍的指标和奖金管理,灵活应对市场变化,推动企业业绩增长
了解详情
劳动力分析
实时可视化劳动力数据看板,多维度交叉数据分析,打破数据孤岛
了解详情
人事薪资
重塑混合劳动力队伍的数字化员工体验,助力敏捷强韧组织
了解详情
SAP SuccessFactors
涵盖核心人事信息、排班考勤薪资、员工自助全流程,全新云端体验
了解详情