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制造业生产成本控制实战经验集萃(二)
WFM盖雅工场2010年9月17日

在制造业,材料成本控制是一件非常复杂的事情。要做好材料成本控制,涉及到多个部门的工作。公司买什 么料,买多少料,首先取决于客户的订单是什么样子的,这就要求销售部搞明白客户那边的需求和新动态是什么;公司买高品质材料还是低品质材料、买国产配件 还是进口配件是研发部门在研发产品时决定的;找哪家供应商买、花多少钱买是采购部决定的;而买回的材料品质高低、交货期是否准时又会影响到生产部门的工 作、产品成本的高低……在材料成本控制的问题上,公司各个部门的工作会交错掺杂在一起,不是一件很容易管理的事情。

材料成本控制的思路总的来说有2个方面:如何降低材料采购单价和如何降低材料消耗数量。这2个方面的成本控制各拥有一个很庞大很复杂的方法系统,我准备在 《制造业采购成本控制实战经验集萃》中解决如何降低材料采购单价的问题,本文解决的是如何降低材料消耗数量的问题。

4.  控制材料成本的基本工具是“物料清单”,Bill of Material,英文缩写为”BOM”。一般是由研发部门编制的,它包括了每种产品在生产时必须要使用哪些材料,每种材料的使用数量。这个材料消耗数量 里面已经考虑了边角料的消耗、生产报废率和不良品率。

物料清单的组成内容有:

① 产品类别

② 产品编号

③ 产品名称

④ 材料编号

⑤ 材料名称

⑥ 材料规格

⑦ 度量单位

⑧ 标准用量

⑨ 材料单价(由财务人员填写)

⑩ 材料成本(由财务人员填写)

⑾制定人

⑿复核人

⒀审定人

当物料清单编制出来了以后,会发放到:

(1)     生产管理部门:根据物料清单负责统筹安排生产计划;

(2)          采购部门:根据物料清单负责采购什么规格的材料,采购多少;

(3)          生产部门:根据物料清单决定领用什么规格的材料,领用多少;

(4)          仓库:根据物料清单决定发出什么规格的材料,发出多少

(5)          质量管理部:根据物料清单判断什么产品用的是什么规格的材料,消耗数量对不对;

(6)          财务部门:根据物料清单来核算材料成本和产品成本。

物料清单一旦制定出来就不能随便改了,如果出现设计图纸改变、生产困难、客户要求变更、出现新的替代材料等情况,可以修改,但是一定要书面修改,并及时的书面传达到上面的6个部门。这种变更的书面通知有2种情况:

(1)     直接下发新的物料清单,注意要标明生效日期;

(2)          使用《材料规格变更通知单》,注明:

① 变更原因是什么;

② 变更内容及详细的说明;

③ 原有原料的处理方法、用原有原料制成的半成品和产成品的处理方法。

特别要注意的是,物料清单发生修改时,一是一定要用书面形式表达修改,不能口头传达,否则容易分不清责任,随意性太大;二是研发部有义务及时的将修改后的 物料清单分别发送到6个部门。有些公司研发人员是大爷,物料清单发生修改时只是通知到了现场生产人员,财务部根本不知道生产工艺、生产用料已经改变了,还 得定期追着研发人员的屁股后面要修改后的物料清单,这时财务算出来的成本的准确性可想而知是多么差了。

5.    购料管理:材料的采购区分为专用材料和常用材料,采用不同的管理方法:

【1】专用材料:只有某种产品才用的上的材料叫专用材料。做项目的系统集成公司常用以下的控制方法:

① 有订单才去买材料,需用多少才买多少。

② 销售人员与客户紧密联系,搞清楚客户以后的订单会有多大,以便我公司备料。

③ 经常跟客户保持沟通,客户订单减少时要提前通知我公司不要再补充备料了

④ 以上3点措施的目的是为了避免专用材料生产用不上,变成呆滞材料的情况。

【2】常用材料:很多种产品都会用得上的材料叫常用材料。控制方法:设定安全存量、经济订货批量和请购点。具体做法见《制造业采购成本控制实战经验集萃》,这里不说了。

6.  如何控制材料消耗:

【1】     建立定额领料制度:在物料清单上会写明做某个产品需要哪几种材料,每种材料的标准用量是多少。生产部门根据物料清单填制定额领料单去仓库分批领料,仓库在 发料的同时做相应的记录工作,扣减领料单位、领料人剩余可领用数量,领料定额用完了就不能再领了,从源头严格控制材料消耗。

好是生产部门分批领料,而不是一次领完,因为一次领完的话,材料容易丢失,而且有些材料离开了存储环境以后,容易发生变质、生锈等损耗情况,还是分批领用妥善一些。

【2】          如果领用的材料已经全部消耗完了,但是产品尚未生产完毕,则生产部门填制超额领料单,找相关责任人签字后,再去仓库领料,以便分清责任:

(1)     物料清单的标准用量计算有误,找研发部门工程师签字,并修改物料清单;

(2)          工人操作失误,找车间主任签字,由车间承担超额消耗材料的成本,车间主任自然会去培训员工,改正他们的错误操作;

(3)          机床故障造成材料损坏,找机床维护保养人员签字,要求他负责;

(4)          原料本身的质量太差,技术指标不过关,找采购部门负责人签字,责任算在采购部头上;

每月底将本月的所有超额领料单汇总,统计超额材料消耗的数量、金额和原因,报给主管生产的副总,让他去召集相关责任人开会,想法解决这些问题,改进自己的工作,下次不要再出现超额领料的问题了。

7.  材料消耗定额的制定:

【1】材料的消耗定额分为2种:

(1)     工艺性消耗:在下料或加工制造的过程中,由于工艺技术的原因必然产生的材料消耗就是工艺性消耗。包括了下脚料、边角料的消耗。;

(2)     非工艺性消耗:在下料或加工制造的过程中,不是必须发生的材料消耗就是非工艺性消耗,如废品、材料检验、运输不善、保管不善等方面的损耗。

【2】原材料消耗定额的制定:

(1)     公式:原材料消耗定额=单位零件净重+各种工艺性损耗

(2)     定额数据确定的3种方法:

① 技术测算:研发人员、技术人员根据加工零件的形状、尺寸、材料类别,计算出它的净重,然后根据工艺指导书、工艺文件的规定,确定工艺定额。适用于产量大、使用规则材料的产品;

② 统计分析:研发人员、技术人员根据同类产品半年或一年生产了多少数量、实际消耗了多少材料,加权平均一除即可,适用于新产品的材料消耗测算;

③ 经验估计:研发人员、技术人员、操作人员根据平时积累的经验,估计出一个消耗定额;

【3】     辅料消耗定额的制定:

① 与主要原材料结合使用的辅料,可按主要原材料消耗定额的比例确定;

② 与产品直接相关的辅料,可按产品单位数量、面积、重量、长度来确定。比如包装用木箱、纸箱、塑料袋可按产品数量决定,一双鞋配一个纸鞋盒,一件衣服10个纽扣。电镀、油漆、热处理等化工工艺可按产品的面积或重量计算。

③ 与设备开动时间或工作日有关的辅料,可按设备开动时间或工作日来确定。比如润滑油、轴承、接触器、刹车装置、吊车用钢丝绳等,每多长时间更换一次;

④ 与使用期限有关的辅料,可按规定的使用期限来确定。比如劳保用品、清洁用品、三角带等,2个月换一副劳保手套;

⑤ 对于难以核算的辅料,可以按照产值的比例计算消耗定额,比如一些小零配件,每万元产值允许消耗多少元辅料。

【4】     燃料动力消耗定额的制定:直接与产品产量挂钩。每生产100件产品,允许消耗XX度电、XX吨水、XX立方米天然气、XX立方米压缩空气等等。

【5】     工具消耗定额的制定:根据产品的加工时间、加工数量、工具的使用期限来确定。比如量具3年报废,钻头3000小时后报废,刀具1000小时后报废。

8.关于代用材料、边角料的问题:在生产上,有时会出现以下情况:

(1)     研发人员、生产人员通过研究,发现有些边角料可以用在某些零件、产品的生产加工上;

(2)          研发人员、生产人员通过研究,发现有些材料缺料时,可以用别的材料代替使用。

这时,无论是代用材料需要去仓库领用,还是生产部门自己利用生产剩余的边角料,都要填写代用材料申请单,并将此书面材料送交以下部门签字:

(1)     研发部门:研发部门签字以保证代用材料不会损害产品质量;

(2)          质量管理部:质量管理部签字以表明他们知道了这个新情况,在检验时特别注意利用代用材料、边角料生产出来的产品质量是否符合要求;

(3)          仓库:仓库不需签字,但是仓库要看到研发部门的签字才能发出代用材料;

(4)          财务部门:财务部是否需要签字,要区分2种情况:

① 使用的是代用材料:此时需要财务部的签字同意,因为不同的材料其生产用途是不一样的,而一个产品的售价决定了它能够忍受的成本是多少。 有些代用材料从技术上来讲是可以替代目前使用的材料的,但是代用材料如果更加昂贵,从经济角度考虑用不起、不合算,则财务部必须加以限制,不允许使用,不 签字批准。生产急需的找主管生产的副总签字特批。

② 使用的是边角余料:此时不需要财务部的签字同意,因为边角余料成本已经在原先领料的时候计入成本里了,不需要重复计算了。

但是无论是使用代用材料还是边角余料,原有产品的成本必然改变了,必须及时通知财务部,按照新的生产情况核算成本,否则成本就失真了。

9.呆滞材料和呆滞存货的预防管理:

呆滞材料有2种,一是指材料质量是好的,但是生产用不上的闲置材料,不知道什么时候会再次用上;二是指生产上用得上,但是因为买的太多了,暂时用不上的囤 积材料。呆滞存货是指卖不掉的存货。呆滞材料和呆滞存货的产生原因很复杂,因为公司很多部门的工作活动都会影响到材料管理,要想消灭呆料和呆货,各个部门 都要做好自己手头的工作,以下分部门来说:

【1】     销售部:

(1)     做好市场预测和销售计划;

(2)          搞清楚客户要求的产品规格、技术标准、检验标准、数量、外观包装等各方面的要求,目的是减少退货、争议的几率;

(3)          销售部要紧密联系客户,一旦客户要求变更产品规格,则要以书面通知我公司;一旦客户未来订单缩小,则销售部赶紧通知生产部减少备货、通知采购部减少备料。

【2】     研发部:

(1)     材料设计尽量标准化,不要用的都是特殊规格的材料。因为特殊规格的材料是贵,采购量小,难以把采购单价降下来;第二是交货期通常都比较长;

(2)          产品设计时就正确无误,材料利用率尽量高一些;

(3)          简化产品设计,尽量用便宜材料、尽量使用本地材料、尽量在国内采购;

(4)          研究代替材料的可行性和本材料的其他用途;

(5)          制定好标准产品的校正标准,在生产不良品率、报废率上面不要出现模棱两可的争议。

【3】     采购部:材料的料源选择、样品核准、进料验收、仓储管理、退货追踪的方法详见《制造业采购成本控制实战经验集萃》。

【4】          生产部:

(1)          做好生产计划,保持产销协调。这里面有2个问题:一是避免销售人员太乐观,结果生产出来了卖不出去;二是避免为了要提高生产效率、摊薄固定成本就超量生产,结果市场变化了,产品过时了卖不出去;

(2)          不要一次领太多的料,容易造成丢失、变质和超量生产。

10.呆滞材料和呆滞存货出现后的管理:有呆滞材料和呆滞存货的公司,应该成立呆料呆货处理小组,首先给每一种材料和产品设定期限,入库后XX个月没有消耗掉就变成了呆料和呆货了,然后计算存货的库龄,去找出呆料和呆货,填在库存盘点表上,然后分别加以处理:

(1)     呆滞材料的处理:

① 呆滞材料修改后、加工后,想办法用到别的产品上去;

② 低价卖回给供应商;

③ 供应商不要的话,低价卖给同行其他公司;

④ 实在没办法只好报废,卖给废品回收公司;

(2)呆滞存货的处理:

①促销活动时打折处理、低价处理、跳楼价、挥泪狂甩;

②促销活动时搭配出售,买了某件商品后加5元可以再买一件呆货;

③ 促销活动时搞赠品销售,买一送一;

④ 如果呆货是民用消费品,还可以发给员工当福利,比如钟表厂给员工送钟;

⑤ 实在没办法只好报废,卖给废品回收公司。

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