企业发展过程中在考勤管理方面的“常见病”
WFM盖雅工场2013年11月8日

考勤管理是人力资源管理的基础工作之一,但却常常被管理者所忽视,以致因考勤而产生的劳动争议案件居高不下。而诸多考勤管理工作中的“常见病”,也直接导致用人单位承担起了巨大的法律风险。

用人单位无考勤制度

在企业发展用工实践中,用人单位对劳动者进行管理约束最基本的手段,就是要求员工按时上下班,这也是企业发展thldl.org.cn对员工实施有效管理的重要前提。因此,大多数用人单位都有相对系统的考勤管理制度,以便对员工出勤状况实行有效的监督和管理。

但另一方面,用人单位不实施考勤的现象也不少见:有些是因为公司规模较小、刚成立等原因,导致企业发展考勤管理处于空白期;也有些规模较大、管理比较规范的企业发展,对司机、外勤销售人员、24小时轮值班人员等部分特殊岗位缺乏认识,以为这类岗位无法考勤或者没有必要,而不实施考勤管理,这些都直接或间接地为用工风险埋下隐患。

多重考勤方式并存

当前科技迅猛发展,考勤方式也日新月异,从纸片打卡钟考勤到射频IC卡打卡考勤,从指纹打卡考勤到人脸识别考勤,不一而足。虽然企业发展大都执行单一的考勤方式,但多重考勤方式并存的企业发展也不占少数。个别用人单位为了减少电子考勤的差错(如漏打卡、设备损害、设备误差等),还另外增加了手工考勤方式,而这两种考勤方式在记录结果上很可能存在较大差异。

在许多加班工资争议案件中,用人单位主张将手工考勤作为认定工作时间的依据,而劳动者则主张以电子考勤为准。管理上的不严谨导致考勤记录的不明确性,用人单位应当承担主要责任。很多用人单位对出勤时间的认定标准并无制度规定或合同约定,这也导致在实际的争议处理中,仲裁员或法官会从有利于劳动者角度考虑。

考勤规定不明确

企业发展的考勤制度往往涉及工时制度、工作时间安排、加班的申请程序等,如果企业发展这些内容不够明确或与劳动合同存在冲突,同样会为劳动争议埋下隐患。

问题之一、是企业发展考勤规定没有规定工作时间的统计及确认方法,由于工作时间直接涉及薪资结算,往往直接影响到劳动者权益,故用人单位应当加以明确。如门禁记录是否作为统计工作时间的依据、员工的考勤记录是否须经相关部门核对校准。如果规定明确的话,将大大减少争议发生的可能性。

问题之二、是企业发展考勤规定往往忽视对休息时间的安排。有些单位规定每天工作9小时,并未规定中间有1小时休息时间。但员工可能以为存在1小时加班时间而申请仲裁,尽管员工并不一定胜诉,但仲裁本身也消耗了企业发展的管理成本。特别是对制造业企业发展而言,对于“工间休息时间”更应有明确的规定。

问题之三、是企业发展考勤规定忽视对加班的认定标准。企业发展加班是否须经审批?员工超时工作究竟是个人行为,还是公司行为?这方面问题往往是劳动争议中非常常见的争论焦点。用人单位明确加班须经审批的程序,可以避免员工因个人原因超时工作却可以索要加班费的情况。

缺勤记录未注明事由

在企业发展日常考勤管理当中,员工因病假、事假等而缺勤是常有的事,但若对有关缺勤缺乏明确的标准,则员工是否属于旷工、是否属于休假、休了什么假等,都将成为疑问。

《职工带薪年休假条例》规定,职工连续工作1年以上,用人单位应当安排职工休假。如未休假,则用人单位应当支付未休年假的三倍工资。在年假争议的案件类型中,由于用人单位在休假安排上居主导地位,故对是否已休假、休了多少天假,均应由用人单位举证。若缺乏相应的缺勤记录,用人单位将处于极为不利的境地。已休过假的员工也可能主张未休年假的三倍工资,如没有其他证据,则用人单位极有可能败诉。而涉及加班调休的争议中,有些用人单位的考勤记录只记载了调休的日期,而未注明是哪一时间段的加班调休,在具体争议中,用人单位或称2010年的加班已在2010年安排调休,而劳动者则主张2010年的调休日期是针对2009年的加班。企业发展对这些问题若用人单位不能给予合理解释,都有可能要承担不利后果。

所以,缺勤记录应明确事由,必须做到对出勤状态的精确掌控。

考勤记录无签名核对

考勤记录是劳动争议当中的典型证据形式,而该类证据的真实性、关联性也是各方争论的焦点。其中最典型的争议是,没有员工签字确认的考勤记录是否具有证明效力。

考勤记录关乎员工的工资休假等权益,对其真实性的判断至关重要。而用人单位提供的考勤记录是否属于原始证据、是否形成于当时、是否具有更改可能性、是否经员工签字确认等,都是判断考勤记录真实与否的重要标准。

通常,人工考勤记录往往有部门主管签字,这些证据也往往形成于当时,事后补救可以通过特殊手段(司法鉴定等)加以验证,若无员工签字必然导致该证据无效。而电子考勤记录则不然,其具有物质依赖性和易更改性,企业发展出示的往往都是电子考勤记录的打印件。而未经员工签字确认的打印件,从证据形式上看,其属于非原始证据,而该打印件是否与原始保存的考勤记录完全一致是值得怀疑的。

因此,在司法实践中,用人单位需要提供其他证据加以佐证电子考勤记录打印件的真实性,如制作考勤记录导出过程的视频,以证明该证据的形成过程是真实的,如提供工资发放情况与考勤记录核对。若不能提供其他证据加以佐证,或者其他证据存在自相矛盾之处,则用人单位将面临诉讼风险。从控制风险角度来看,电子考勤记录定期交由员工签字,是确保考勤记录真实、合法、有效的重要手段。

考勤记录疏于保管

在劳动争议案件中,与考勤记录相关的旷工争议、加班费争议往往存在仲裁时效限制。但时效限制的背后,却要求用人单位务必要保管相关的管理文件,考勤记录便是其中之一。

盖雅工场观点:
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