选择考勤系统必须考虑的四个要素
WFM盖雅工场2011年3月28日

随着企业信息化意识的增强,对企业效率提升的客观需求,越来越多的公司都走上了信息化的道路,其中高效精准的考勤系统是企业(特别是劳动密集型企业)在员工效率提升方面的必然选择。考勤系统的运用不仅可以发掘员工的工作积极性,同时还能降低企业运营不必要的成本浪费,精确企业的劳动力成本。盖雅工场一直致力于劳动力管理系统的研究和开发,经过多年的业务实践和行业积累,归纳总结了企业考勤软件选择所必须考虑的四个核心要素。

 

一、 自动化

企业为何要用软件来管理考勤?信息化不是目标而是方法,我们的目标是提高员工满意度,进而提高员工的工作效率,最终提高企业的整体效率,所以软件最核心的工作之一就是必须简化当前的工作,把尽量多的工作交给软件来自动处理。

我们用成功导入盖雅HR ONE考勤系统的某德国汽车零配件企业为例,来简单解释一下考勤软件自动化处理的内容。
如上图,系统负责自动处理的内容列表如下:

  • 自动收集刷卡数据
  • 自动分析考勤结果
  • 自动比对加班刷卡和加班单数据
  • 自动扣除用餐时数

部门助理和HR专员的工作内容基本上就是异常的处理和数据确认,且分工非常明确,每天的考勤结果报告可以实时看到,而到了月末,HR考勤员再也不用像以前一样加班忙碌,员工满意度和HR部门的工作效率都得到了极大提升。

 

二、 智能化

何谓考勤软件的智能化?智能化是考勤软件自动化的有效补充,自动化解决的是业务数据的自动分析处理,按照企业的考勤制度对所有原始数据进行分析判断,自动化可以解决90%的正常考勤事务,完全不需要人员的手工参与,而智能化则是解决其他10%需要人工参与的异常考勤业务。

譬如出现人员未刷卡异常,有可能是忘带卡,也有可能是事后请假,这需要人工参与判断,同时软件需要提供一定的智能化功能来提高用户体验,在盖雅HR ONE系统中,只要HR专员或助理录入员工的请假信息,或者对员工进行补卡,则系统会智能化的消除对应的刷卡异常,这种所见即所得的智能模式,可以极大的提高HR专员或助理的工作效率。

 

三、 平台化

考勤业务作为企业应用的一种,有其独特的复杂性和多样性,与之相对应的是考勤软件必须具备的一个特点:平台化。平台化即考勤软件必须以平台的方式来进行搭建,在满足企业当前业务需要的同时,还要支持以后企业制度的变更或扩展,尤其是在中国,用工的难度和成本在逐步增加,这对企业而言是一个极大的挑战,考勤软件作为企业应用的辅助,在协助企业管理的方面有着极其重要的作用,因为考勤是和员工关系最紧密的、对员工影响最直接的一块业务,所以,考勤软件对于平台化有2个重要的方面:

  • 考勤软件必须是一个开放式的结构,通过配置式的功能来解决企业的各方面业务,例如:跨周末的加班类型定义、夜班津贴的条件定义、法定年假和企业年假的定义等,所有这些定义都是在软件的功能范围内设定,而不是通过特定的客制化开发。
  • 通过员工自助,使考勤管理透明化,最佳方式是采用员工可直接访问的终端桌面,如盖雅的G100自助服务终端,员工使用识别卡刷卡方式登录系统,通过触摸的方式来了解自身的假勤状况、排班信息、加班信息等,这样可有效避免员工隔三岔五的打电话给HR专员询问信息,提高员工满意度的同时还可以提高HR专员的工作效率。

 

四、 国际化

中国市场目前的一个显著特点就是国际化,各类外资早已不在局限于中国的沿海,在内陆省份的发展已极其迅猛,而中国本土企业及人才的能力也在竞争中飞快成长,因此对于各类企业应用的要求也越来越高,其中很重要的一条就是:国际化。

国际化的内涵非常丰富,而我们日常提得最多的就是软件界面的显示语言,同时支持简体、繁体、英文已经变成了一个非常标准的要求,通常情况下,一些外籍老板会需要英文的界面来查看公司的考勤汇总分析报告,而对于部门助理,只需要通过中文的界面来处理相关异常即可。

盖雅HR ONE系统服务了众多全球性的集团企业,系统能够完美支持多时区、多币种的特殊要求,在同一个系统平台上,不同时区、不同币种的时间处理都要做到精准可靠。

上面所述的4大要素,和企业整个考勤应用息息相关,当你清楚的知道你所需要的及为什么需要,就一定能找到适合自己的考勤软件

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